Kada radite u klasičnom uredu jako je lako upasti u rutinu. Svakog dana morate se oblačiti formalno, putovati na posao, odraditi jutarnje sastanke i zatim nastaviti raditi. Možda tijekom dana bude poneka pauza za kavu (ili dvije), ali sve je vrlo jednostavno i ponavljajuće.
Rad na daljinu potpuna je suprotnost i odnedavno je, izbijanjem pandemije COVID-19 za 70% Hrvata postao realnost. Nema ureda, radnog vremena ili striktnog rasporeda te je lako razviti loše navike poput odugovlačenja. Bez obzira iznajmljujete li apartmane ili imate vlastiti butik hotel, ono što trebate napraviti jest optimizirati svoj dan, a evo i kako uz najbolje primjere rada na daljinu.
Što su mitovi, a što istina o radu na daljinu?
Iznenadit ćete se kada saznate da je rad na daljinu zapravo recept za uspjeh. Normalno je pomisliti da nedostatak jasne strukture radnog mjesta smanjuje produktivnost, ali istina je suprotna.
Dvogodišnje istraživanje sa Sveučilišta Stanford otkrilo je da se povećala razina produktivnosti kod ljudi koji rade od kuće. Rad na daljinu je uistinu posao, a i predviđa se kako će u budućnosti postati pravilo, a ne iznimka.
Rentlijev tim širi se po mnogim gradovima. Dok imamo matični ured u Zadru, ostatak našeg tima rasprostranjen je po cijeloj Hrvatskoj. To dolazi s jedinstvenim nizom izazova kada je u pitanju komunikacija, upravljanje vremenom i produktivnost, ali naučili smo kako poticati napredak i riješavati izazove. Upravo zato pripremili smo vam popis primjera rada na daljinu te ono što smo otkrili vlastitim učenjem i iskustvima.
1. Uspostavite granice između radnog i privatnog vremena
Kada radite od kuće, tanka je linija između posla i obiteljskog života. Teško je prestati misliti o poslu kada vaše radno vrijeme završi. Kako izbjeći provjeravanje e-pošte, praćenje posla s klijentima i obavljanje beskrajnih administrativnih zadataka kada je vaš radni stol udaljen samo nekoliko metara od vašeg kauča?
Naravno da inače ne biste ostali u uredu nakon što svi odu kući, a to možete primijeniti i kada radite od kuće. Morate uspostaviti jasne granice, a to se razlikuje od osobe do osobe.
Kako uspostaviti granice:
- Odaberite radno vrijeme kojeg ćete se držati (npr. 9-17h)
- U Rentliju koristimo Slack koji ima opciju Do Not Disturb
- Odaberite radni prostor koji ćete koristiti samo u te svrhe
2. Pripremite se za sastanke iz dnevnog boravka
Bez obzira na to u kojoj ste vremenskoj zoni, i dalje ćete povremeno morati komunicirati s klijentima, partnerima i suradnicima. Manjak koncentracije tijekom poziva znakovi su nezainteresiranosti, a budući da su ti sastanci neophodni za uspješno obavljanje i vođenje vašeg posla, pridržavajte se bontona za sastanke. To što niste u uredu ne znači kako ne morate pažljivo slušati te biti angažirani i profesionalni.
Također, dajte prednost sastancima uživo kada možete. U Rentliju dva puta godišnje organiziramo zajednički odmor, gdje se imamo priliku zbližiti s ostalim članovima tima.
Kada planirate sastanke ili događaje, probajte ih zakazati što je ranije moguće jer tada svi znaju kako i kada se treba pripremiti.
Na primjer, sastanci našeg tima za marketing uvijek su ponedjeljkom, dok su “jedan na jedan” sastanci sa CEO-om na početku svakog mjeseca. Iako su ti sastanci često uživo, ako nisu uvijek koristimo videopozive kako bi bili što prirodniji i osobniji. Zatim slijedimo ovaj predložak kako bi sastanci uvijek bili organizirani i djelotvorni.
Kako se pripremiti za sastanak na daljinu:
- Koristite videopoziv ako je moguće (preporučamo Zoom koji je vrlo pouzdan i lako se koristi)
- Prije sastanka napravite podsjetnik što želite proći i diskutirati kako biste ostali usredotočeni
- Budite prikladno odjeveni za svaki sastanak. Znajte kada se na sastanku možete pojaviti u hoodici, a kada u košulji.
3. Samodisciplina kao jedini put do uspjeha
Kada radite na daljinu morate biti odgovorni. Čak i ako imate nekoliko nadređenih osoba, one nisu svakodnevno fizički prisutne. Ne postoji nitko tko bi vas kontrolirao i pobrinuo se da učinkovito odradite posao.
Važno je biti odgovoran za svoja djela, iako je savršeno u redu družiti se ili obavljati kućanske poslove tijekom tipičnog „radnog dana“, morate paziti na rokove i ostvarivanje zadanih ciljeva. Zabavni dio spomenutih ciljeva je dijeljenje koliko ste toga stigli ostvariti s ostatkom tima. Na primjer, naš tim za marketing svaki mjesec šalje izvještaj o rezultatima Rentlija na društvenim mrežama. Samim time je cijeli tim, bez obzira gdje se tko nalazi, upoznat s trenutnim događanjima.
Kako biti odgovoran:
- Koristite alat za praćenje vremena ili pronađite metriku za mjerenje vaše produktivnosti (primjerice, naš tim za podršku mjeri broj upita na koje je odgovoreno kao način za prikaz napretka)
- Blokirajte pauze i praznike u svom kalendaru unaprijed
- Podijelite svoj napredak s nadređenima ili klijentima
4. Ne zanemarujte vlastito zdravlje
Kada govorimo odgovornosti, isto se može primijeniti na zdravlje i brigu o sebi. Rad na daljinu iscrpit će svu vašu energiju ako niste pažljivi. Sve započne tako što tu i tamo radite do kasnih noćnih sati, a kasnije se pretvori u beskrajnu rutinu rada bez imalo razonode.
S obzirom na to da ste vjerojatno kod kuće, teško je izaći iz te rutine. Najveća zamka je neorganiziran rad u bilo koje vrijeme i zanemarivanje zdravlja. Umjesto toga, pokušajte uvesti brigu o sebi u svoju rutinu.
Kako staviti zdravlje na prvo mjesto:
- Uvedite tjelovježbu u radni dan
- Napravite pauzu za ručak i pojedite nešto zdravo
- Ustanite iz stolice barem jednom na sat
5. Napravite svoj “remote working toolkit”
Digitalni alati i platforme omogućuju nam da budemo povezani gdje god bili. Svakog dana imamo sve više i više opcija prilagođenih za osobe koje rade na daljinu, kako bi mogli postići sve, od upravljanja projektima do učinkovite komunikacije.
Ono što znamo jest da si ne možete si priuštiti vrijeme potrebno za prebacivanje između zadataka jer se administrativni poslovi brzo gomilaju. Pronađite na vrijeme najbolje alate koji će vam olakšati raspored kako biste se mogli usredotočiti na ono što je najvažnije za vaš posao.
Kako pronaći najbolje alate za rad na daljinu:
- Uložite u jedinstveno rješenje koje se integrira s vašim poslovanjem
- Potražite načine za automatizaciju dugotrajnih zadataka (ako ćete nešto raditi 2x ili više, automatizirajte to). Odličan alat za upravo to je IFFT.
- Pogledajte što drugi lideri iz vašeg područja koriste
Rad na daljinu mnogima je ostvarenje sna jer vrijeme je u potpunosti vaše, a radni dan možete organizirati kako god poželite. Međutim, velika moć sa sobom nosi i veliku odgovornost. Bez obzira provodite li radne dane u svom uredu ili radite dok putujete, kako ćete uz sve to donijeti prave odluke o svom poslu, učinkovitosti i zdravlju? Bez obzira radite li prvi put na daljinu ili želite optimizirati svoju trenutnu rutinu, savjeti koje smo naveli recept su za uspjeh od samog početka.
