Check-in je postupak prijave i registracije gostiju, a u Hrvatskoj su iznajmljivači obavezni registraciju svakog gosta unijeti i u eVisitor sustav. Tijekom check-ina vlasnik apartmana ili recepcijsko osoblje provjerava podatke, detalje o dolasku i smještaju te osigurava pristup u odabrani smještaj.
Svakom gostu dan dolaska posebno je iskustvo, i često jedan od stresnijih dana. Većina dugo putuje, obično po višim temperaturama, nesigurna u kvalitetu apartmana koji su iznajmili – ako dolaze prvi put, a nismo se ni dotakli gužvi na autocestama i graničnim prijelazima. Zašto je check-in važno iskustvo, kakve veze eVisitor ima s tim, kako funkcionira i na koje načine već na check-inu svoje goste uvjeriti u ispravan odabir baš vašeg apartmana, vile ili kuće za odmor?
Što je eVisitor i zašto je važan za check-in i prijavu gostiju apartmana
Vlasnici kuća za odmor, apartmana ili vila imaju obavezu, u roku od 24 sata od dolaska, prijaviti u sustav eVisitor sve osobe koje borave u toj kući, apartmanu ili vili te zadnjeg dana boravka odjaviti njihov boravak.
Pritom je eVisitor jedinstveni online informacijski sustav koji povezuje sve turističke zajednice u Republici Hrvatskoj i omogućava dnevni uvid u stanje turističkog prometa, predstavlja ažurnu bazu podataka o smještajnim objektima i pružateljima usluga smještaja, ima svrhu izvještavanja u statističke i marketinške svrhe u realnom vremenu te bolju kontrolu naplate boravišne pristojbe sa ciljem ostvarivanja većih prihoda u sektoru turizma.
eVisitor koristi oko 300 turističkih zajednica, 60.000 pružatelja usluga smještaja, Hrvatska turistička zajednica, predstavništva Hrvatske turističke zajednice, Ministarstvo turizma, Ministarstvo uprave, Ministarstvo unutarnjih poslova, Carinska uprava i inspekcija, Državni zavod za statistiku te ostali sudionici.
Zašto je eVisitor važan za check-in gostiju
U Republici Hrvatskoj podaci svakog gosta moraju biti u sustavu eVisitor najkasnije 24 sata nakon dolaska. Najvažnija funkcija eVisitora prilikom check-ina vaših gostiju je sama prijava i odjava. Koristeći se eVisitorom samostalno prijavljujete i odjavljujete sve svoje goste koji borave u vašim apartmanima, vilama ili kućama za odmor, a isto će rezultirati automatiziranim popisom gostiju (tzv. knjigom gostiju) na razini svakog odabranog objekta.
Kako funkcionira eVisitor
Za pristup sustavu dovoljno je bilo koje računalo s pristupom internetu, a sustav je dizajniran responzivno kako bi se bez problema prilagodio veličini ekrana za jednostavnije korištenje. Dodatno, jednostavna je razmjena podataka između eVisitora i odabrane aplikacije za iznajmljivanje.
Kako odraditi check-in i prijaviti gosta u eVisitor
Iznajmljivači i property manageri često imaju više stotina gostiju koje treba prijaviti na eVisitor- i to u istom danu. Tako često provode popodneva utipkavajući podatke potrebne za prijavu, tipku po tipku, gosta po gosta.
Prilikom unosa podataka gostiju u eVisitor, ručno imate za ispuniti barem desetak obaveznih polja. Jednako tako, nužno je voditi računa o tome koji gosti kada odlaze kako biste ih pravilno i odjavili iz sustava.
Sve ovo odrađujete ručno, trošeći dragocjeno vrijeme koje ste mogli iskoristiti drugačije.
Check-in i prijava gostiju na eVisitor zaista ne moraju izgledati tako.
Kako odraditi check-in u Rentliju i prijaviti gosta u eVisitor – brže i jednostavnije
Rentlio aplikacijom za iznajmljivanje možete prijaviti gosta direktno u eVisitor za vrijeme trajanja check-ina.
Za check-in i prijavu gostiju u eVisitor trebat će vam tek desetak sekundi.
Najbrži način unosa podataka za potrebe check-ina je skeniranje dokumenta uz pomoć pametnog telefona (uz dodatnu mogućnost skeniranja i u desktop verziji za sve koji imaju recepcijski desk). Zahvaljujući push notifikacijama ne morate brinuti da ćete ikada propustiti novosti o vašem gostu i rezervacijama. Jednostavnim prijelazom kamere mobitela, svi su podaci gostiju skenirani i tamo gdje trebaju biti. Preostaje samo klik na Prijavi kako bi podaci o gostima bili vidljivi u aplikaciji za iznajmljivanje i eVisitor sustavu.
Povezivanjem Rentlija i eVisitora imate mogućnost upisivanja dodatnih podataka za svakog pojedinog gosta, kao i dodavanje više gostiju na istu rezervaciju. Jednostavno dodajte i prijavite vaše goste u eVisitor uz Rentlio mobilni skener.
Naš je savjet da dodatne podatke za svakog pojedinog gosta unesete ažuriranjem rezervacije na Kalendaru. Zašto? Tako istovremeno imate pregledan uvid u rezervaciju i sve goste što omogućuje lakše snalaženje i manje grešaka. Na eVisitoru postoji mogućnost Automatske odjave. Tom funkcijom nemate brige oko odjave gostiju jer Rentlio šalje sve podatke o odlasku prijavljenog gosta i check-outu pa se gost automatski odjavljuje.
Također, na jedan korisnički račun u Rentlio možete povezati više eVisitor računa. Postupak je identičan, slobodno dodajte dodatne račune. Prilikom prijave gostiju odabirete na koji eVisitor račun se prijava odnosi, i to je to.
Dodatno, na raspolaganju vam je jedan kalendar u kojem imate pregled svih rezervacija sa svih booking portala na kojima oglašavate svoj smještaj. Funkcija kalendara je upravljanje rezervacijama, upravljanje cijenama i izdavanje računa direktno s kalendara, a unutar Rentlija dostupna vam je i lista dolazaka i odlazaka gostiju s oznakama soba ili apartmana spremnih za čišćenje.
#3 načina za bolji check-in koji će impresionirati vaše goste
Automatizacija administracije poput prijave gostiju na eVisitor i čekanje gostiju prilikom check-ina možete zamijeniti ugodnijim iskustvima. Konkretno, automatiziran check-in dozvolit će vam da gostima poželite dobrodošlicu gledajući ih u oči, umjesto situacija u kojima oni čekaju gledajući u vaš potiljak prilikom prepisivanja svih potrebnih podataka. Mnogi će gosti rado poslušati ili pročitati vaše upute, preporuke, gastro savjete i ponude aktivnosti koje ih čekaju. Za sve to iskoristite check-in kao idealno vrijeme kako biste podijelili korisne savjete i preporuke.
#1 Piće dobrodošlice
Razmislite da gostima prilikom dolaska ponudite osvježenje. Jednostavna gesta koja znači puno. Mnogi putuju dugo, i po visokim temperaturama, a uz piće dobrodošlice i razgovor teče prirodnije. Također, jednako je lijepa gesta i ostaviti hladno osvježenje da dočeka goste u apartmanu.
#2 Informacije i pravila ponašanja
Preduhitrite dodatna pitanja, ponudite upute o korištenju uređaja poput klime, dajte gostima do znanja gdje pronaći WiFi šifre i sve ostale informacije za koje znate da bi bile korisne. Svatko ima svoja pravila, a neka je pitanja bolje unaprijed riješiti kako ne bi dolazilo do nesporazuma kasnije.
#3 Preporuke o aktivnostima, restoranima i znamenitostima
Većina gostiju će doći informirana. Ipak, od viška glava ne boli tako da upotpunite ponudu materijalima lokalnih turističkih zajednica – za svaki slučaj, možete dodati i letke obližnjih restorana ili informacije o dostavama.
Check-in je prvo i najvažnije iskustvo vašeg gosta
Check-in iskustvo je važno poput svakog prvog dojma, a automatizirana i brza prijava gosta na eVisitor pojednostavljuje cijeli proces i štedi vrijeme. Pritom za check-in ne trebate ni laptop, dovoljna vam je Rentlio iOS ili Android aplikacija instalirana na vašem pametnom telefonu, tako da imate kontrolu nad iznajmljivanjem i u pokretu.
Check-in gostiju prilagođava se vašim potrebama te je brz zahvaljujući funkcionalnostima poput automatskog izdavanja računa ili e-mail predložaka koji sadrže informacije o dolascima, boravcima ili odlascima gostiju. Na ovaj način, štedite vrijeme koje biste inače utrošili na administrativni proces check-ina i možete se fokusirati na goste. Zahvaljujući profilima i povijesti gostiju bolje ćete ih poznavati, a što ih bolje poznajete, lakše ćete ih učiniti zadovoljnijima. Na kraju, zadovoljni gosti vode do više rezervacija.
Spremni za sezonu bez stresa i nepotrebne administracije?
Isprobajte Rentlio besplatno na 10 dana, bez obaveza i dodavanja kreditne kartice. Nakon 10 dana sami odlučujete hoćete li aktivirati mjesečnu pretplatu i kada ćete ju prekinuti. Preduhitrite gužve prilikom check-ina i prijavite goste na eVisitor u par klikova koristeći mobitel!
