9 ključnih prednosti cloud-based hotelskog informacijskog sustava

Patricia PetrinjakMarketing u turizmu
10 min read

Hotelijerima je hotelski informacijski sustav (hotel PMS) jedan od najvažnijih alata u poslovanju. Kvalitetan cloud-based property management softver pojednostavljuje svakodnevne hotelske operacije, povećava učinkovitost i doprinosi rastu profitabilnosti.

Ovaj članak analizira ključne funkcionalnosti koje bi svaki hotelijer trebao tražiti u hotelskom cloud PMS softveru.

Što je hotelski informacijski sustav?

Cloud-based hotelski informacijski sustav (hotel PMS) je softversko rješenje, osmišljeno kako bi se učinkovito kontroliralo, organiziralo i upravljalo svim hotelskim operacijama i svakodnevnim aktivnostima u hotelima. PMS sustav je svojevrsni centralni operativni centar. Hotelskom osoblju omogućuje izvršavanje širokog spektra zadataka. Neki od tih zadataka uključuju upravljanje rezervacijama, prijavama i odjavama gostiju i praćenje informacija o gostima, održavanje te upravljanje distribucijom na različitim booking kanalima te generiranje izvješća o poslovanju.

Funkcije cloud-based hotelskog informacijskog sustava

Danas uz sve više dostupnih cloud-native rješenja, hotelijeri se oslanjaju na napredne tehnologije kako bi optimizirali svoje poslovanje i pružili izvrsno iskustvo gostima. Jedna od ključnih tehnoloških inovacija koje su transformirale način na koji hotelijeri upravljaju svojim operacijama je cloud-based hotelski informacijski sustav.

Ovaj sustav pruža hotelima mogućnost optimizacije operacija na način koji je prije bio nezamisliv.

U ovom članku, istražit ćemo temeljne funkcije cloud-based hotelskog informacijskog sustava i kako pomažu hotelijerima ostvarenje konkurentnosti, efikasnosti i kako adekvatno odgovoriti na zahtjeve gostiju.

Kontrolna ploča

Kontrolna ploča hotelskog informacijskog sustava, ili sučelje, startna je točka za upravljanje svim aspektima hotelskog poslovanja koja omogućuje hotelskom osoblju brz i učinkovit uvid u različite ključne informacije.

Nekoliko je važnih funkcija kontrolne ploče koje navodimo u nastavku.

Kontrolna ploča omogućuje osoblju praćenje dolaska i odlaska gostiju u stvarnom vremenu. Pregledno sučelje dodatno olakšava praćenje financijskih transakcija i naplatu rezervacija. Ova funkcionalnost je ključna za učinkovito upravljanje hotelskim kapacitetima i prihodima.

Osoblje hotela može brzo i lako provjeriti stanje soba koje su dostupne za čišćenje i pripremu, kao i one koje su spremne za nove goste.

Također, kontrolna ploča pruža informacije o različitim kanalima prodaje, omogućujući hotelskom osoblju optimizaciju prodajne strategije i popunjenost soba.

Za efikasno rukovanje rezervacijama, kontrolna ploča ili sučelje omogućuje brzo pretraživanje informacija o gostima i njihovim rezervacijama. Ovo je korisno za pružanje personalizirane usluge, a istovremeno osigurava organizirano i profesionalno upravljanje rezervacijama. Kontrolna ploča pruža informacije o planiranim obrocima za goste, uključujući broj gostiju i vrstu obroka. Ovo je ključno za restoransko osoblje kako bi se pripremili i poslužili obroci u skladu s potrebama gostiju.

Uz sve ove funkcionalnosti, kontrolna ploča hotelskog informacijskog sustava nezamjenjiva je funkcija za hotelske menadžere i osoblje, pružajući svima potrebne informacije za uspješno upravljanje svim aspektima hotelskog poslovanja.

Kontrolna ploča hotelskog informacijskog sustava nezamjenjiva je funkcija, pružajuć potrebne informacije za uspješno upravljanje hotelskim operacijama.

Hotel Channel Manager

Hotel Channel Manager igra ključnu ulogu u poboljšanju online vidljivosti hotela, generiranju više rezervacija i povećanju prihoda. Integriran s hotelskim informacijskim sustavom, ovaj alat omogućuje potpunu kontrolu i eliminira rizik od preklapanja rezervacija.

Rentlio Channel Manager

Sve od postavljanja dostupnosti do promjene cijena može se obaviti izravno u hotelskom PMS-u, a promjene se automatski ažuriraju na svim online booking kanalima u stvarnom vremenu. Nova rezervacija odmah ulazi u hotel PMS sustav i centralni kalendar omogućujući stalni nadzor nad zauzećem. Kada birate hotel Channel Manager, važno je da je dio potpuno integriranog Rentlio Pro cloud-based hotelskog informacijskog sustava koji vam pruža sve što vam je potrebno na jednom mjestu. Ova integracija omogućuje sinkronizaciju cijena, rezervacija i restrikcija, omogućuje izradu različitih cjenika za različite kanale te podržava više online rezervacijskih i prodajnih kanala, čime olakšava učinkovito upravljanje prodajom rezervacija.

Kalendar

Kalendar, kao centralna funkcija PMS sustava, osigurava cjelovit pregled svih rezervacija, bez obzira radi li se o pojedinačnim ili grupnim rezervacijama.

U Rentlio Pro PMS sustavu kalendar omogućuje hotelijerima pojedinačno i grupno uređivanje cijena, upravljanje dostupnošću i postavljanje restrikcija – sve u nekoliko klikova. Osim toga, moguće je i kreirati višestruke cjenike kako biste prilagodili svoju ponudu različitim tržišnim segmentima.

Vizualizacija rezervacija pruža jednostavnost pri upravljanju smještajnim jedinicama i sobama.

Kalendar omogućuje vizualizaciju rezervacija što pruža jednostavnost pri upravljanju smještajnim jedinicama i sobama. Osim što omogućuje bolji pregled rezervacija i popunjenosti, kalendar nudi ključne informacije o statusu soba, održavanju, dolascima i odlascima gostiju te naplati. Dodatno, pouzdana integracija s Hotel Channel Managerom eliminira rizik od preklapanja rezervacija na različitim online distribucijskim kanalima, što olakšava upravljanje smještajnim kapacitetima i pomaže u optimizaciji poslovanja.

Kalendar je jedna od ključnih funkcija svakog hotelijera koji teži povećanju popunjenosti i efikasnijem upravljanju smještajem.

Housekeeping

Housekeeping je ključan za optimalan rad hotela svih veličina. Automatizacija administrativnih zadataka i povećanje učinkovitosti su od suštinskog značaja. Jedan od ključnih alata za postizanje tog cilja je izvješće o održavanju. Rentlio PMS omogućuje jednostavnu dodjelu statusa za čišćenje smještajnih jedinica. Kada završi čišćenje, statusi soba se brzo ažuriraju, što ubrzava proces prijave gostiju.

Funkcija Housekeepinga ubrzava komunikaciju s timom za održavanje i čišćenje, čime se osigurava da su sobe spremne za dolazak gostiju. Također, Housekeeping funkcionalnost je dostupna putem Rentlio mobilne aplikacije, što omogućuje vašem timu za održavanje i čišćenje promjenu statusa soba u pokretu.

Obrada plaćanja

Plaćanja su jedan od najvažnijih aspekata hotelskih operacija. Operacije poput prihvaćanja različitih kreditnih kartica i obradu transakcija putem POS sustava, kao i ručno vođenje evidencije, izvješća, usklađivanja i povrata uplata imaju direktan utjecaj na reputaciju hotela i iskustva gostiju. Istovremeno, ručni unosi i manualna evidencija povećavaju mogućnost grešaka.

Kvalitetan hotelski informacijski sustav baziran na cloud tehnologiji predstavlja integriranu platformu koja pojednostavljuje i objedinjuje hotelske operacije, uključujući i informacije o plaćanjima. Ovaj sustav omogućuje sveobuhvatan pregled i učinkovito upravljanje potrošnjom gostiju tijekom njihovog boravka, omogućuje dodavanje usluga, naknada i vanpansionsku potrošnju, te automatizira procese poput preuzimanje restoranskih usluga na rezervaciju smještaja.

Jasan pregled otvorenih i zatvorenih računa, praćenje iznosa potrošnje te upravljanje naplatom i izdavanje računa sastavne su funkcije modernih hotel management sustava. Integracija svih ovih funkcionalnosti na jednom mjestu čini proces plaćanja i računovodstva znatno efikasnijim i smanjuje mogućnost pogrešaka. Ovakav pristup pridonosi boljem iskustvu gosta i oslobađa hotelsko osoblje administrativnih opterećenja.

Poslovni izvještaji

Izvještaji su ključna komponenta svakog sustava upravljanja imovinom te predstavljaju neprocjenjiv izvor znanja za podizanje poslovanja hotela na višu razinu. U hotelskom PMS sustavu već imate pristup informacijama o rezervacijama, cijenama i popunjenosti, stoga dopustite hotelskom sustavu obavljanje obrade podataka.

Cloud-native hotel PMS omogućuje jednostavan pristup izvještajima s bilo kojeg mjesta, što je posebno korisno za donošenje poslovnih odluka u stvarnom vremenu. Izvještaji pružaju duboki uvid u ključne pokazatelje uspješnosti, bez potrebe za kompliciranim analizama Excel tablica.

Rentlio Pro nudi raznolike poslovne izvještaje i detaljnu statistiku prodajnih rezultata po tržištima i distribucijskim kanalima, omogućujući prilagodbu prodajnih i marketinških strategija.

Hotel Booking Engine

Odabir pravog hotelskog informacijskog sustava može biti ključan korak prema povećanju prihoda i smanjenju provizija. Izravne rezervacije su vrijedan izvor prihoda, stoga je važno da vaš PMS softver ima integriran hotel Booking Engine.

Integrirani Booking Engine omogućuje povećanje broja izravnih rezervacija, štedeći pri tome na provizijama koje inače plaćate OTA kanalima. Osim toga, olakšava posjetiteljima vaše web stranice usporedbu cijena, pretraživanje termina i odabir ponude koja odgovara njihovim potrebama.

Rentlio Pro s uključenim Booking Engine rješenjem donosi mnoge prednosti, uključujući 0% provizijske naknade, sinkronizaciju s kalendarom i OTA kanalima, podršku za više jezika i valuta plaćanja, te jednostavno postavljanje s modernim dizajnom. Povećanjem udjela izravnih rezervacija ostvarujete više prihoda putem vlastite web stranice na brz, jednostavan i siguran način.

Podaci o gostima

Odabir pravog hotelskog informacijskog sustava s modulom za upravljanje podacima o gostima uštedjet će puno vremena i povećati učinkovitost vašeg poslovanja. Ključne značajke koje trebate tražiti uključuju funkcionalnost profila gostiju, koja djeluje kao CRM sustav za pohranu informacija o gostima i njihovom angažmanu.

Komunikacija s gostima ključna je za kvalitetna iskustva. Kroz predefinirane email predloške dostupne u Rentlio Pro sustavu, možete komunicirati s gostima od trenutka rezervacije pa sve do odjave, te čak i nakon što gosti napuste hotel. Automatizacija ovog procesa omogućuje hotelijerima pružanje visokokvalitetnog korisničkog iskustva te generiranje dodatnih prihoda ponudom dodatnih usluga. Stoga, potražite rješenje koje nudi funkcionalnosti slanja poruka i mogućnosti upsellinga.

Otvoren API

Kako biste nadopunili funkcionalnost PMS sustava, razmotrite mogućnosti integriranja s dodatnim ponuđačima usluga. Ovaj pristup omogućuje hotelijerima odabir raznolikih tehnoloških alata koji najbolje odgovaraju specifičnim potrebama vašeg hotela ili tržišta.

Možete iskoristiti rješenja koja obuhvaćaju usluge beskontaktne prijave, poput kioska i pametnih brava, online usluge za upravljanje reputacijom i prihodima. Alternativno, imate opciju izraditi vlastite alate ili mobilne aplikacije koje se lako usklađuju s odabranim hotelskim PMS-om putem otvorenog i pouzdanog API ključa.

Otvorena API dokumentacija omogućuje jednostavno povezivanje Rentlio Pro sustava s drugim alatima koje koristite, stvarajući cloud-based informacijski sustav prilagođen vašim potrebama. Osim toga, Rentlio nudi integracije s različitim vrstama alata, uključujući računovodstvene, restoranske, komunikacijske, housekeeping, pružatelje usluga naplate, alate za upravljanje prihodima te povezivanje s poreznom upravom i eVisitor sustavom.

Zašto odabrati Rentlio Pro?

Kada je riječ o izboru pravog hotelskog informacijskog sustava, postoji niz ključnih faktora koje treba uzeti u obzir kako biste donijeli informirane odluke.

Rentlio Pro je napredan cloud-based PMS koji obuhvaća sve ključne komponente i funkcionalnosti za učinkovito upravljanje hotelom i hotelskim operacijama. Dizajniran je kako bi pojednostavio svakodnevne zadatke vašeg osoblja i pružio sveobuhvatan uvid u hotelske operacije i poslovne procese.

Rentlio Pro se izdvaja od drugih rješenja zbog integriranog Channel Managera i Booking Enginea što ga čini cjelovitim rješenjem za upravljanje hotelskim operacijama. Osim osnovnih značajki poput rezervacija i kalendara za jednostavno upravljanje dostupnošću, Rentlio Pro se ističe jer omogućuje pristup različitim online booking kanalima (OTA) i GDS-ovima bez dodatnih provizija. To značajno povećava popunjenost smještajnih jedinica. Također, Rentlio Pro pruža rješenje za angažman gostiju, olakšavajući učinkovitu komunikaciju s gostima te slanje automatiziranih poruka.

Za najbolji uvid u to kako Rentlio Pro može transformirati vaše poslovanje, zatražite sastanak. Sastanak će vam omogućiti kvalitetan uvid u sve prednosti koje Rentlio Pro PMS nudi kako biste unaprijediti svoje hotelsko poslovanje.

Želim isprobati Rentlio!

Kreiraj svoj Rentlio račun, pozovi članove tima i uživaj u bržem, efikasnijem i fokusiranijem radu!

  • 10 dana besplatnog korištenja
  • Lako postavljanje
  • Otkaži bilo kada, bez ugovora
  • Kreditna kartica nije potrebna

Iako bi najradije po čitave dane čitala, Patricia iskreno uživa u pisanju. U slobodno vrijeme uzgaja kvasac, šeta svoja dva psa 🐾 i pokušava se priviknuti na fjaku, južinu, buru i sve ostale karakteristike dalmatinskog načina života.