Budućnost je na oblaku

Patricia PetrinjakMarketing u turizmu
10 min read

Prodajne strategije, upravljanje cijenama i rezervacijama, komunikacija s gostima, statistike, naplata – sve navedeno opis je posla prosječnog PMS sustava.

Međutim, osim spomenutog, kvalitetan PMS sustav mora i može odgovarati samo vašim potrebama.

Kako se potrebe hotelijera, iznajmljivača i gostiju mijenjaju iz godine u godinu, jednak tempo razvoja i prilagodbe trebao bi pratiti vaš PMS sustav. Nedostatak fleksibilnosti i visoki troškovi on-premise PMS sustave ne čine dovoljno konkurentnima te se kao prirodno rješenje nameće cloud-based PMS sustav. Općenito, cloud rješenja pohranjena su i nalaze se na oblaku. To je virtualno okruženje u kojem je, u realnom vremenu, smještena vaša usluga uz sve podatke i procese.

Oblak i računarstvo na oblaku samo su dio promjena kojima je zahvaćen turizam, čiju je popularnost i daljnji razvoj ubrzala pojava pandemije. Name, tzv. Internet of Everything, internet svega (IoE) mijenja načine na koji koristimo svakodnevne predmete i uređaje. U kontekstu turizma i industrije putovanja, spomenute će promjene podići kvalitetu usluge i zadovoljstvo gostiju.

Bilo kuda, internet svuda

The Internet of Things (IoT), slično kao i Internet of Everything (IoE), suvremene su sintagme koje je prije svega nezahvalno prevoditi.

Naime, internet of everything i internet of things odnose se na internetsku povezanost svakodnevnih uređaja koji u osnovi nisu predvidjeli tu mogućnost. Primjerice, takvi uređaji mogu biti termostati ili tosteri, sve je povezivo – bez ograničenja.

Internet of Things u turizmu odnosi se na mrežu uređaja i usluga koje su poboljšane elektronikom, softverima, senzorima i internetskom konekcijom koji omogućuju prikupljanje željenih podataka te osigurali veće zadovoljstvo gostiju.

Mogućnost povezivanja pritom mijenja način na koji usluge osiguravaju vrijednost korisnicima.

IoT se pritom odnosi na smanjenje troškova i način na koji gosti i putnici koriste usluge, u smislu opuštenijeg i individualiziranog boravka. To u praksi znači kako gosti mogu ažurirati željene temperature unutar smještaja bez fizičke prisutnosti u sobi, integracijom sa osobnim pametnim uređajima mogu otključati sobu ili obaviti check-in. Nadalje, skupljanjem podataka tijekom prethodnog boravka mogu se personalizirati ponude i smještaj kako bi u potpunosti odgovarao gostu.

Kakve to veze ima sa cloud-based PMS sustavom?

Sve 😊

Oblak nema ograničenje pohrane i broja poslužiteljskih resursa. Srećom, trend seljenja aplikacija u oblak nije zabišao ni PMS sustave čime su postali prilagodljiviji i funkcionalniji no prije. Sposobnostima prilagodbe, rasta i integriranja s trećim stranama pružate više mogućnosti rastu svog poslovanja.

U industriji koja se uvijek mijenja, ovakva je fleksibilnost neprocjenjiva.

Prednosti i nedostaci

Zatvoreni sustav poput on-premise PMS-a kojem nedostaje mogućost integracije s vanjskim sustavima goste osuđuje na nedostatak inovativnih rješenja i manje kvalitetnu uslugu.

Što u slučaju poplava, ili požara? Provale? Ukoliko nisu definirani koraci za najgore scenarije i redovito obnavljan backup, uz ostale sigurnosne poteze, ovakvi nenadani, ali mogući senariji noćna su mora korisnicima on-premise PMS sustava.

Vrijeme ovisnosti o vanjskim faktorima prolazi, mijenja ga vrijeme cloud-based rješenja.

Održavanje i oprema

Funkcioniranje on-premise PMS sustava zahtijeva određenu količinu i kvalitetu hardver opreme. To se obično odnosi na poslužitelja podataka, dodatne/sigurnosne poslužitelje, terminalne poslužitelje ukoliko se sustavu pristupa s nekog drugog mjesta i radne stanice (računala) s kompatibilnim operativnim sustavom.

Sve što je potrebno za pristup cloud-based PMS-u je računalo ili mobilni uređaj, stabilna internetska veza i web preglednik. Ili jednostavnije, implementiracijom cloud-based PMS sustava rješavate dvije muhe jednim udarcem – jedna su troškovi održavanja i opreme, a druga trošak dodatnog osoblja.

Photo by Thomas Jensen on Unsplash

Integracije

On-premise PMS sustavi u pravilu su zatvoreni, teško se otvaraju dodatnim integracijama i novim zahtjevima. Prilagodbe podrazumijevaju dodatne troškove i dodatnu opremu. Primjerice, ukoliko vam ponestane prostora za pohranu, rješenje je kupnja ili najam dodatne opreme. Ovo može biti skup pothvat, posebno ako vaše poslovanje raste brzo.

API dokumentacija potrebna za povezivanje bilo kojeg vanjskog sustava na Rentlio dodstupna je u svakom trenutku na našoj web stranici.

Povezivost, sposobnost integracije i otvorenost PMS-a korisnicima osiguravaju bržu uslugu, uštedu, jednostavnu i laku implementaciju, smanjenje potrebe za specifičnim osobljem te poboljšanu automatizaciju i učinkovitost.

Integriranje sa sustavima trećih strana ključno je u racionalizaciji svih željenih operacija vašeg objekta. Na dosadašnji popis integracija dodali smo još jednu – integracija Chekina i Rentlija omogućava znatno bezbrižnije check-in iskustvo, a posebno je korisna našim korisnicima izvan Hrvatske.

Nadogradnje

Razvojni ciklusi on-premise PMS sustava obično dovode do prekida dijela ili svih aktivnosti, te se dodatno naplaćuju.

Kod cloud-based PMS sustava nadogradnje su česte i uključene u cijenu usluge. Korisnici tako uvijek imaju pristup najnovijoj verziji softvera koji se tako razvija u skladu sa potrebama korisnika i tržišnim trendovima.

U Rentliju se, u prosjeku, nadogradnje odvijaju svaka 3 dana. Tijekom nadogradnji, naši korisnici neometano pristupaju Rentliju, bez ikakvih zastoja u radu aplikacije.

Non-stop pristup

Ukoliko niste konstantno fizički prisutni u svom hotelu, apartmanu, kampu ili hostelu, upravljanje postaje malo teže. Barem je tako bilo do sada.

On-premise PMS sustav fizički je instaliran na svakom računalu s kojeg mu se pristupa. Iako je pristup moguć s različitih lokacija, to obično zahtijeva dodatna tehnička podešavanja.

Cloud-based PMS implementira se na mreži te mu možete pristupiti putem sigurne prijave s bilo kojeg računala ili mobilnog uređaja povezanih na internet bez dodatnih preduvjeta, što je prednost ukoliko se radi od kuće.

Unutar Rentlija posebno je korisno dodavanje članova tima te određivanje vrste pristupa informacijama. Ovu akciju možete odraditi i bez naše podrške. Hotelski menadžeri, osoblje i iznajmljivači ovakvim prednostima ostvaruju mogućnost upravljanja svojim objektom, cijenama i rezervacijama bez obzira gdje se nalazili. Dodatno, administraciju poput eVisitor pijava moguće je obaviti putem telefona ili tableta koristeći Rentlio mobilnu aplikaciju, pritom maksimalno štedeći vrijeme.

Osoblje

Kakav značaj implementacija cloud-based PMS-a ima za osoblje?

Turističke djelatnosti karakterizira visoko fluktuiranje osoblja, stoga cloud-based PMS sustavi sadrže komponentu edukacije i obuke koja je unaprijed integrirana u proizvod. Korištenje cloud-based PMS sustava tako je jednostavno za sve.

Laka instalacija, automatizacija administrativnih zadataka osoblju, i gostima, štedi vrijeme. Nadalje, povećana produktivnost omogućit će rad s manjim brojem osoblja ili preraspodjelu čime možete povećati zadovoljstvo gostiju. Korištenje cloud-based PMS sustava smanjuje potrebu za vlastitim IT stručnjacima, jer se možete osloniti na stručnost podrške osigurane od strane ponuđača usluge.

U kojem god scenariju, s više ili manje članova osoblja, kvalitetnije ćete se posvetiti gostima.

Sigurnost

Sigurnost vaših i podataka gostiju od najveće je važnosti ponuđačima smještaja – radilo se o apartmanu, hotelu, hostelu ili kampu.

U slučaju korištenja on-premise PMS sustava korisnici preuzimaju odgovornost za zaštitu podataka. Odgovorno osoblje, ili osoba, osigurava provođenje ispravnih sigurnosnih strategija i uspostavljanje sustava za oporavak podataka – što (opet) iziskuje dodatno vrijeme i novac.

Informacije pohranjene u oblaku ravnomjerno su raspoređene na svim poslužiteljima povezanima kako bi radili kao jedan. Stoga, ako jedan poslužitelj zakaže, podaci se ne gube i izbjegava se zastoj. Odgovornost za sigurnost cloud-based PMS sustava preuzima ponuđač usluge čineći cloud-based PMS sigurnijom opcijom.

Cloud-based PMS sustavi hotelijerima i iznajmljivačima također pružaju potpunu kontrolu nad svim podacima, odobravajući pristup određenim članovima osoblja i čuvajući osjetljive podatke u pravim rukama.

Vječno pitanje – troškovi?

On-premise PMS oslanja se na unaprijed osiguranu opremu i dodatni poslužiteljski prostor. Softverske licence, godišnje naknade za održavanje, uz troškove osoblja samo podižu osnovnu cijenu koja nerijetko premašuje proračune mnogih manjih i srednjih ponuđača smještaja.

Cloud-based rješenja isplativija su zbog načina plaćanja usluge – slično poput režija.

Naplata cloud-based PMS sustava organizirana je prema modelima, temeljem mjesečnih troškova i broju smještajnih jedinica. Neki cloud-based PMS sustavi obračunavaju i određenu jednokratnu naknadu za postavljanje te dodatne edukacije.

Uz cloud-based PMS gotovo da nema troškova za opremu, a nadogradnje su, kao što smo naveli ranije, u pravilu uključene u cijenu. Početni su troškovi tako niži jer plaćate samo aspekte usluge koje procijenite da vaš hotel, apartman, hostel ili kamp zapravo treba.

Uz to, korištenje tehnologije u oblaku može vlasnicima smanjiti troškove poput energije i nabave nove opreme.

Provjerite koliku uštedu vam može osigurati korištenje Rentlija, uz fleksibilne pakete koje također prilagođavate vlastitim potrebama.

Ukoliko vas ni izračun ne uvjeri – probajte na 30 dana.

Osim uštede, korištenjem cloud-based rješenja povećat ćete vlastite prihode. Nužnost provizija slabi kako jača mogućnost direktnih rezervacija. Nadogradnjom svoje web stranice dodatnim uslugama poput booking engine-a integriranog sa PMS sustavom jedan je od načina povećanja vlastitih prihoda. Rentlio Booking Engine integriralo je već više od 300 objekata, poboljšavajući time zadovoljstvo gostiju i vlastite prihode.

Nema razloga da i vi ne učinite isto 😉

Na kraju, sposobnost postizanja više uz manje teško je procijeniti.

Promjene kojima je turizam zahvaćen, radilo se o intuitivnim tehnologijama koje lako usvajaju nove procese i zahtjeve ili tradicionalnim server-based rješenjima, nameću multitasking dimenziju kao normu za efikasno obavljanje posla i postizanja kvalitetnije usluge.

Gost današnjice – ‘’Digitally savvy’’ putnik

Digitalna mikro iskustva dio su svačijeg dana.

Rijetko tko primijeti koliko je puta provjerio mobitel, kliknuo notifikciju, provjerio tekuće naslove na portalima ili proskrolao nekim od feedova društvenih mreža.

Photo by Jakub Gorajek on Unsplash

Upravo iz tog razloga, hotelijeri i iznajmljivači traže nove načine kako dosegnuti buduće goste preispitujući dosadašnje marketinške strategije i prisutnost na digitalnim kanalima i uređajima. No, doseg nije dovoljan kako biste si osigurali rezervaciju.

Hospitalitynet navodi kako su vremena kada su hoteli raspolagali sadržajima koji višestruko nadmašuju udobnosti naših vlastitih domova iza nas, barem što se tehnoloških rješenja tiče. Flat screen televizori, bezbrojni programi, neograničen pristup internetu – sve to većina ima kod kuće, da ne spominjemo virtualne asistente poput Alexe ili Siri.

Demografska promjena, odnosno nova generacija gostiju – digitally savvy generacija očekuje korištenje tehnologije svuda i stalno – uključujući tijek putovanja i sam boravak.

Potrebe i prioriteti ispred svega

Ovo nije članak koji će vas uvjeriti u besprijekorno funkcioniranje cloud-based sustava poput Rentlija.

To već, nadamo se, znate – ili se spremate saznati 😊

No, uvjeravamo vas kako je vrijeme za visoke troškove i održavanje, za nefleksibilno funkcioniranje vašeg property management sustava prošlo. Promjenama u očekivanjima gostiju, posljedično i promjenama zahtjeva hotelijera i iznajmljivača, standardan on-premise PMS sustav nije se prilagodio. Iako su beskontaktna iskustva uz ekspresno napredovanje i korištenje tehnoloških rješenja naslijeđe pandemije, spomenuta se promjena događala i godinama ranije – samo sporije.

Stoga, klik na članak u kojem vas uvjeravamo kako je sada odlično vrijeme za promjenu vašeg PMS-a i channel managera 🙌

Želim isprobati Rentlio!

Kreiraj svoj Rentlio račun, pozovi članove tima i uživaj u bržem, efikasnijem i fokusiranijem radu!

  • 30 dana besplatnog korištenja
  • Lako postavljanje
  • Otkaži bilo kada, bez ugovora
  • Kreditna kartica nije potrebna

Iako bi najradije po čitave dane čitala, Patricia iskreno uživa u pisanju. Osim što u slobodno vrijeme uzgaja kvasac, stambeni prostor dijeli sa dva psa i jednim Dalmatincem s kojima uživa u prvoklasnom pogledu na more – zbog kojeg je i preselila iz Zagreba.