5 pitanja koja biste trebali postaviti prije odabira novog property management sustava?

Nataša LakićMarketing u turizmu
6 min read

Čak i za iskusne, odabir novog sustava upravljanja može biti zastrašujuć. Tehnološki napredak, tzv. digitalna transformacija, u hotelijerstvu i turizmu neizmjerno je poboljšao poslovanje menadžera i osoblja. Ipak, pružatelja usluga sve je više, jednako kao i dilema prilikom odabira.

Za hotelijere koji traže novi softver i rješenje, prolazak kroz naizgled nepremostivu poplavu pružatelja usluga i rješenja toliko je opsežan da većina jednostavno odgodi konačnu odluku.

Nažalost, što duže koristite zastarjeli PMS sustav, gubite potencijalne prihode.

Kako biste pronašli PMS rješenje koje zadovoljava sve potrebe vašeg objekta, specifičnost vaše ponude i zahtjeve gostiju, započnite svoj proces odabira odgovorom na nekoliko bitnih pitanja o svom poslovanju, okretanju poslovanja i kapacitetu ulaganja. Ovo je ključno kako biste pojednostavili pretragu te uštedjeli vrijeme i energiju.

1. Koja su ograničenja hotelskog sustava koji koristite?

Hotelske tehnologije imaju ograničen vijek trajanja, a opseg njihove ponude naglo je porastao.

U početku, prosječni PMS sustav upravljao je isključivo najosnovnijim procesima kao što su rezervacije i check-in i out procesi. Rješenja su evoluirala u inteligentni softver koji proširuje kontrolu čitavog poslovanja.

Praktično svaki aspekt rada sada se može automatizirati ili/i upravljati uz PMS sustav. U idealnom slučaju, taj sustav činit će jezgru – srce svih aktivnosti poslovanja.

Razmislite o svojim trenutnim i svakodnevnim operacijama vašeg hotela.

U kojim područjima vaš postojeći PMS sustav ne uspijeva ublažiti opterećenje osoblja, uštedjeti vrijeme ili poboljšati iskustvo za vaše goste?

Zastarjeli sustav svoju će neučinkovitost unijeti u vaše poslovanje na štetu rezultata. Od preopterećenog osoblja do zaostataka u komunikaciji s gostima svoj izvor imaju u neučinkovitim sustavima upravljanja.

Uz rast i razvoj tehnologije, trebali biste isto očekivati i od property management sustava. Ako trenutni sustav ne zadovoljava potrebe načina poslovanja, rast poslovanja je zaustavljen. Novo, cloud-based property management rješenje centralizacijom poslovanja povećat će operativnu učinkovitost i pružiti veći povrat na investiciju na koju ste se odlučili.

2. Koje su vaše najveće prilike za dodatan prihod?

Prednosti koje moderni hotelijer može izvući iz učinkovitog property management sustava su goleme: poboljšano iskustvo gostiju, pojednostavljeno poslovanje hotela, poboljšana analitika učinka i poslovna inteligencija samo su neke od prednosti.

Međutim, svaki PMS sustav neće podržati baš sva ta područja u jednakom kapacitetu.

Ispitajte konkretne prednosti koje vaše poslovanje može ostvariti implementacijom idealnog PMS rješenja.

Procijenite mogućnost povrata koju svaka pogodnost predstavlja za vašu specifičnu operaciju. Formiranjem hijerarhije fokusnih područja, možete suziti svoje mogućnosti kako biste dali prioritet pružateljima usluga koji su iznadprosječni u ispunjenju vaših očekivanja.

3. Koje su funkcionalnosti vaš prioritet?

Nakon što postavite željena područja fokusa unutar kojih želite ostvariti povrat na investiciju, razmislite o specifičnim značajkama i funkcijama koje vaš sljedeći PMS sustav mora ponuditi kako bi podržao aktivnosti unutar spomenutih kategorija.

Photo by Social Income on Unsplash

Funkcionalnosti poput upravljanja front i back office-om, upravljanje prodajnim kanalima, održavanje, upravljanje prihodima i analitika i reporting samo su neke od bitnih značajki koje trebate tražiti.

Također, koje ćete integracije trebati. Iako je PMS sustav u teoriji osmišljen kao sveobuhvatno i potpuno rješenje, nije neobično da se sustav spaja s drugim softverskim rješenjima. Neke od standardnih integracija koje hotelski sustavi trebaju podržavati uključuju restoranske softvere i računovodstvena rješenja.

4. Koje će rješenje pružiti adekvatnu i pouzdanu podršku?

PMS sustav i tehnologija koju koristite trebala bi svaki proces učiniti bržim i lakšim za osoblje koje koristi sustav. Kada razmatrate rješenje, ispitajte upotrebljivost sustava. Nezgrapna i nepregledna korisnička sučelja ometaju sposobnost tima da nauči koristiti novi sustav platforme. S druge strane, pojednostavljeni, intuitivni sustavi omogućuju krajnjim korisnicima da sustav koriste s lakoćom, ubrzavajući korištenje.

Raspitajte se o edukaciji koju pružatelj rješenja nudi korisnicima tijekom prvog korištenja. Način na koji će vam ponuđač usluge pristupiti prilikom edukacije i prezentacije konkretnog rada u sustavu ključno je kako biste vi sami mogli izvući maksimum iz odabranog PMS sustava.

Osoblju je također neprocjenjiva mobilna tehnologija za podršku prilikom praktičnog upravljanja hotelom. Ne moraju biti vezani za stolove kako bi pružili izvrsnu uslugu gostima. Potražite rješenja koje nude podršku za mobilnu komunikaciju kako bi vaše osoblje moglo poboljšati operativnu učinkovitost i pružiti gostima s pet zvjezdica gdje god se nalazili u bilo koje vrijeme.

Procesi korisničke podrške hotelskog sustava koji odabirete ključni su prije odluke o implementaciji novog sustava za upravljanje. Vaši upiti trebali bi biti odgovoreni pravodobno, bez čekanja, prijateljskom i profesionalnom komunikacijom. Smanjite si glavobolje i neočekivane troškove u budućnosti,kao i one koje već imate zbog neadekvatnog sustava.

Zadnje, ali ne najmanje važno, budite sigurni kako će vaš sustav biti redovito ažuriran novim i poboljšanim verzijama, kako biste uvijek imali pristup najnovijoj verziji.

5. Iznos ukupnih troškova?

Rast tržišta učinio je PMS tehnologiju konkurentnom, čineći rješenja dostupnijima za operacije svih veličina. Ipak, novi PMS sustav jedno je od najvećih ulaganja na koje ćete se odlučiti.

Prijelaz na novi sustav zahtijeva početne troškove, obuku osoblja i edukaciju i privikavanje. Na vrijeme saznajte hoćete li u budućnosti plaćati usluge poput ažuriranja softvera, tehničke podrške, infrastrukture ili održavanja. Utvrdite s ponuđačem da su sve naknade za instalaciju, licenciranje, održavanje, stalne usluge i podršku uključene u cijenu.

Nakon toga moći ćete kvalitetno usporediti ukupni trošak s mogućnostima uštede i prihoda koje nudi vaš novi PMS sustav. Kvalitetno prilagođeno rješenje za upravljanje imovinom donosi vrijednost u formi smanjenja radne snage, povećane operativne učinkovitosti, veće popunjenosti i rezultira povećanjem prihoda i profitabilnosti.

Odgovori za odabir pouzdanog property management sustava

Iako su ovo sve relativno uobičajena i jednostavna pitanja, pozadina svakog je neizmjerna pomoć prilikom odabira i odluka za ulaganje u novi property management sustav.

Ako kritički razmislite o tome gdje se vaše poslovanje trenutno nalazi, koja očekivanja imate, kakav je put koji očekujete ispred sebe, svojih gostiju i poslovanja, možete kvalitetno odlučiti. Možete donijeti istovremeno informiranu i stratešku odluku koja će podržati rast vašeg poslovanja, i istovremeno vam uštedjeti mnogo vremena.

Želim isprobati Rentlio!

Kreiraj svoj Rentlio račun, pozovi članove tima i uživaj u bržem, efikasnijem i fokusiranijem radu!

  • 30 dana besplatnog korištenja
  • Lako postavljanje
  • Otkaži bilo kada, bez ugovora
  • Kreditna kartica nije potrebna

Nataša vodi Rentlijevu korisničku podršku. Uživa u čitanju knjiga i svemu što ju motivira na napredak u poslu. Osim toga, pravi je fan filmova iz zlatnog doba Hollywooda, a povremeno se odvaži i na road trip s prijateljima. Izvrsna u poznavanju geografije, a u slobodno vrijeme uči strane jezike.