Kakšni so pravi stroški ročnega upravljanja plačil? Predstavljamo Rentlio Pay za hotelirje
Uspešno hotelsko poslovanje se ne meri le s številom nočitev, temveč tudi s preciznostjo operativnih procesov. Kljub temu je v številnih objektih prav plačevanje še vedno najšibkejši člen. Medtem ko gostje pričakujejo brezhibno storitev, osebje na recepciji pogosto izgublja čas z opravili, ki so podvržena človeškim napakam – od prepisovanja 16‑mestnih številk s kartic na listke do ročnega vnašanja zneskov v POS terminale pod pritiskom gneče.
Vsak tak trenutek predstavlja tveganje za finančno izgubo, ki se pogosto opazi šele takrat, ko je za popravek že prepozno.
V nadaljevanju bloga bomo raziskali, kako Rentlio Pay preoblikuje te kritične točke vašega poslovanja. Pogledali bomo konkretne situacije, s katerimi se vaše ekipe srečujejo vsak dan, in pojasnili, kako integracija finančnih procesov neposredno v PMS sistem odpravlja operativne težave v prodaji, na recepciji in v računovodstvu.
Spoznali boste, kako avtomatizacija pravil plačil in odpovedi ščiti vaše prihodke, kako odpraviti napake pri plačevanju na terminalih ter kako sodobni načini plačevanja, kot so digitalne denarnice, neposredno vplivajo na rast neposrednih rezervacij.
Avtomatska plačila: varno pobiranje sredstev brez ročnega preverjanja rokov
V dinamičnem prodajnem okolju ročno spremljanje pravil odpovedi za vsako posamezno rezervacijo predstavlja veliko operativno tveganje. Hotelirji se vsakodnevno soočajo s situacijami, ko osebje zaradi gneče ali izmenskega dela spregleda plačilo rezervacije, ki je že prešla v obdobje brez možnosti vračila.
Rezultat je neposredna izguba prihodka, ki jo je po odpovedi ali neprihodu gosta skoraj nemogoče nadomestiti.
Rentlio Pay to težavo rešuje tako, da vaša pravila odpovedi pretvori v avtomatizirane procese znotraj PMS‑a:
- Samodejna izvedba transakcij: sistem spremlja parametre vsake rezervacije in kartico samodejno bremeni natančno ob zapadlosti, na primer 48 ur pred prihodom. Recepciji ni treba ročno sprožati plačil ali preverjati koledarja zapadlosti.
- Takojšnja fiskalizacija in dokumentacija: takoj ko sistem potrdi uspešno plačilo, se avtomatsko ustvari in fiskalizira račun za predplačilo. S tem se odpravi ročno delo računovodstva in zagotovi, da je vsak dokument takoj povezan s pravilno rezervacijo.
- Status plačil v realnem času: če transakcija ne uspe zaradi neveljavne kartice ali pomanjkanja sredstev, sistem o tem takoj obvesti uporabnika. To omogoča pravočasen stik z gostom ali sprostitev nastanitvene enote za novo prodajo.
Ko je ta del poslovanja avtomatiziran, niste več odvisni od človeškega faktorja pri zagotavljanju plačil. Sredstva so pobrana natančno po nastavljenih pravilih, administracija pa je zmanjšana na minimum.
V nadaljevanju se posvetimo naslednjemu pogostemu operativnemu izzivu na recepciji – ročnemu rokovanju s POS terminalom.
Pošlji na POS: konec napakam pri ročnem vnosu zneskov
Ročno vnašanje zneskov v POS terminal, medtem ko gost stoji pred recepcijo, je ena najbolj kritičnih točk v delovanju hotelske recepcije. Dovolj je trenutek nepazljivosti ali pritisk gneče, da recepcijsko osebje zamenja številke.
Na primer – namesto 1.250 EUR se vnese 1.150 EUR. Izgublja se čas, ob tem pa hotel deluje neprofesionalno. Takšna napaka je običajno odkrita šele konec dneva, ko je gost že odšel, hotel pa ostane z neposredno finančno izgubo in zmedo v dokumentih. Še huje je, če gost ugotovi, da ste vnesli višji znesek od dogovorjenega.
Funkcionalnost Send to POS ta tveganja odpravlja z neposredno povezavo med Rentlio PMS‑om in POS terminalom:
- Prenos točnega zneska z enim klikom: namesto ročnega vnosa recepcijsko osebje pošlje točno vrednost rezervacije neposredno iz sistema na POS terminal. Terminal se samodejno aktivira s pravilnim zneskom in je pripravljen za kartično plačilo.
- Usklajenost prometa v realnem času: ker znesek na terminalu vedno ustreza podatkom v sistemu, ni več možnosti za razlike ob koncu izmene. Primopredaja je hitra in brez stresa, saj se številke vedno ujemajo.
- Hitrejši check‑out postopek: odprava ročnega vnosa skrajša čas, ki ga gost preživi na recepciji, kar neposredno izboljša uporabniško izkušnjo ob odhodu.
Z uporabo funkcije Send to POS naplata na recepciji preneha biti vir skrbi in postane najbolj natančen del vašega delovnega dne.
Pay by Link: Profesionalizacija neposredne prodaje z največjo varnostjo
Direktne rezervacije putem telefona ili e-maila često nose sigurnosni rizik koji Neposredne rezervacije po telefonu ali e‑pošti pogosto predstavljajo varnostno tveganje, ki ga hotelirji spregledajo. Zahtevati kartične podatke po telefonu ali pošiljanje številk kartic v e‑poštah ni le neprofesionalno, ampak tudi tvegano. Spomnimo – en hrvaški hotel je bil kaznovan z 15.000 evri, ker je od gostov zahteval CVC kodo. Tega si ne želite.
Gostje so danes izjemno previdni pri deljenju občutljivih podatkov, negotov postopek plačila pa je lahko razlog, da rezervacijo raje opravijo prek OTA kanalov kot neposredno pri vas.
Pay by Link znotraj sistema Rentlio Pay ta izziv rešuje tako, da vsako ponudbo spremeni v varno transakcijo:
- Varnost na prvem mestu: namesto da bi prodaja ali recepcija ravnala s številkami kartic, gostu pošljete personalizirano in varno plačilno povezavo. Gost vnese podatke v zaščitenem vmesniku, kar hotelu zagotavlja popolno skladnost z varnostnimi standardi digitalnega plačevanja.
- Integracija z Rentlio Booking Engineom: Pay by Link deluje kot razširitev vašega rezervacijskega sistema. Vsako plačilo, izvedeno prek povezave, se samodejno zabeleži v sistemu, sinhronizira z razpoložljivostjo in generira potrdilo o rezervaciji.
- Hitrejša potrditev neposrednih prodaj: namesto čakanja na bančne izpiske in ročnih preverjanj sistem v realnem času obvesti o uspešni transakciji. Tako lahko takoj zaključite prodajo in samodejno zaprete termin v koledarju.
Ta pristop ne le ščiti podatke vaših gostov, temveč tudi pomembno dviguje ugled vašega objekta. Gostje cenijo profesionalnost in preprostost, zaupanje, ki ga zgradite z varnim plačilnim procesom, pa se neposredno odraža v večjem številu neposrednih rezervacij.
VCC plačila: obdelava agencijskih rezervacij brez zapuščanja sistema
Obdelava virtualnih kartic (VCC) s prodajnih kanalov, kot sta Booking.com ali Expedia, je pogosto najpočasnejši del hotelske administracije. Vsaka rezervacija zahteva prijavo v poseben ekstranet in ročno obdelavo, kar vašim ekipam jemlje dragocen čas.
Rentlio Pay odpravi potrebo po zunanjih platformah:
- Plačilo z enim klikom: virtualno kartico lahko obdelate neposredno v Rentlio vmesniku, brez prijav v ekstranete.
- Hitrejša administracija: namesto ene minute na rezervacijo zdaj postopek traja le nekaj sekund – kar je ključno ob velikem številu prihodov ali odhodov.
- Centraliziran pregled: vsi podatki o OTA plačilih so zbrani na enem mestu in povezani z osnovno rezervacijo v PMS‑u.
S tem se administrativno breme zmanjša na minimum, vašemu timu pa omogoča, da se osredotoča na gosta, ne na tehnične podrobnosti OTA kanalov.
Apple & Google Pay: en »tap« do potrjene rezervacije
Navade sodobnih gostov so se spremenile. Načrtovanje in rezervacije se vse pogosteje izvajajo v gibanju, prek pametnih telefonov. Če mobilni postopek plačila zahteva dolgotrajno prepisovanje 16-mestne številke kartice, bo gost najverjetneje odnehal tik pred zaključkom rezervacije.
Z integracijo digitalnih denarnic v Rentlio Booking Engine odstranite vse ovire v prodajnem procesu:
- Največja hitrost transakcije: gostje plačajo z enim dotikom, z uporabo biometrične potrditve (Face ID ali prstni odtis). Ni potrebe po fizični kartici ali denarnici.
- Višja stopnja konverzije: z manj koraki do potrditve se močno zmanjša odstotek opuščenih rezervacij na mobilnih napravah.
- Izkušnja po meri sodobnega gosta: s ponudbo Apple Pay in Google Pay jasno pokažete, da sledite tehnološkim standardom, ki jih vaši gostje že uporabljajo vsak dan.
Ta način plačevanja ni zgolj trend, temveč ključno orodje za hotele, ki želijo povečati delež neposrednih rezervacij prek preprostejše in hitrejše uporabniške izkušnje.
Tap on Mobile: prihodnost plačil brez fiksnih naprav (v prihodu)
Mobilnost postaja standard hotelske storitve, Rentlio Pay pa gre še korak dlje z novo tehnologijo, ki je trenutno v razvoju. Tap on Mobile bo omogočil, da katerikoli pametni telefon z Rentlio aplikacijo postane POS terminal.
- Popolna svoboda gibanja: plačila boste lahko izvajali kjerkoli v objektu – od terase in bazena do sobe gosta – brez prenašanja POS naprav, ki pogosto izgubljajo povezavo.
- Brezstično plačevanje: gost zgolj prisloni kartico ali telefon na vaš pametni telefon in transakcija je zaključena v sekundi.
- Nižji stroški strojne opreme: ta funkcionalnost zmanjšuje potrebo po najemu ali vzdrževanju dodatnih POS naprav ter omogoča vrhunsko storitev z minimalnimi stroški.
Zelo kmalu bo vaš mobilni telefon vse, kar potrebujete za hitro in varno obdelavo vseh dodatnih hotelskih plačil.
Operativni standard sodobnega hotelskega poslovanja
Integracija avtomatiziranega plačilnega sistema neposredno v vaš PMS ni zgolj tehnološka nadgradnja – gre za strateško odločitev, ki spreminja način delovanja vašega hotela. Rentlio Pay odpravlja težave, ki so dolga leta zavirale delo recepcije in obremenjevale računovodstvo. Ni več razdrobljenih podatkov in odvisnosti od ročnih postopkov.
Ko vse to povežete v enoten sistem, pridobite:
- Finančno varnost: prihodki se zaračunavajo samodejno, natančno po vaših pravilih, brez tveganja za spregledane roke zapadlosti.
- Popolno natančnost: odprava ročnega vnosa zneskov na terminalih pomeni konec napak in stresa ob predaji izmene.
- Večjo prodajno moč: sodobne plačilne metode in varne povezave povečujejo zaupanje gostov in spodbujajo rezervacije prek vaše spletne strani.
- Računovodsko natančnost: samodejna fiskalizacija in povezava vsakega plačila s pripadajočo rezervacijo odpravita ure ročnega usklajevanja izpiskov in dokumentacije.
Pravo vprašanje za vsakega lastnika ali vodjo nastanitvenega obrata ni, ali lahko še naprej plačila izvajate ročno – temveč, koliko vas dejansko stane ves čas in tveganje, ki ju s tem vsakodnevno prevzemate. Rentlio Pay je zasnovan tako, da to ceno odpravi in vašemu timu omogoči, da se posveti temu, kar je res pomembno – vrhunski storitvi in izkušnji vaših gostov.
Pogosta vprašanja (FAQ)
Kaj je Rentlio Pay?
Rentlio Pay je integrirana rešitev za obdelavo plačil, ki je neposredno povezana z Rentlio PMS‑om. Za razliko od drugih rešitev, ki delujejo ločeno, Rentlio Pay avtomatizira plačila glede na pravila rezervacij, sinhronizira zneske in samodejno fiskalizira račune – vse v enem sistemu brez ročnega vnosa podatkov.
Kako sistem ve, kdaj je treba rezervacijo zaračunati?
Sistem sledi pravilom odpovedi, ki jih nastavite v Rentliu. Če vaša politika zahteva plačilo ob rezervaciji ali po poteku brezplačne odpovedi, Rentlio Pay samodejno sproži transakcijo ob točno določenem času – brez potrebe po ročnem posegu osebja.
Kaj se zgodi, če zaračunavanje kartice ne uspe?
Če je transakcija neuspešna (npr. zaradi pomanjkanja sredstev ali neveljavne kartice), vas sistem takoj obvesti znotraj vmesnika. Tako lahko pravočasno ukrepate, kontaktirate gosta ali sprostite sobo za novo prodajo.
Ali je Pay by Link varen za goste in hotel?
Da, to je jedan od najsigurnijih načina naplate. Gost unosi podatke kartice u Da, gre za enega najvarnejših načinov plačila. Gost vnaša podatke kartice v zaščitenem vmesniku, kar pomeni, da osebje nikoli ne pride v stik z občutljivimi podatki. Celoten postopek je skladen s standardi PCI DSS.
Ali lahko prek Rentlio Pay zaračunam tudi dodatne hotelske storitve?
Seveda. Poleg rezervacije lahko s funkcijama Pay by Link ali Send to POS zaračunate tudi dodatne storitve, kot so bar, izleti ali pozni odhod. Sistem bo to plačilo samodejno povezal z računom gosta.
Kako Rentlio Pay pomaga računovodstvu?
Računovodstvo ne potrebuje več ročno usklajevati bančnih izpiskov z rezervacijami. Vsako plačilo je samodejno evidentirano z ustreznim dokumentom in rezervacijo, fiskalizacija pa poteka takoj po prejemu plačila.
Daniel Herman je navdušenec nad growth marketingom z 10 leti marketinških izkušenj, ki rad razmišlja strateško in vidi širšo sliko. Piše o vsem, kar je povezano z razvojem marketinških aktivnosti in KPI-jev, blagovno znamko ter dolgoročnim pristopom k uspehu – vedno z namenom deliti uporabne ideje in spodbuditi k dejanjem.
