Koliko vas zapravo košta "ručno" upravljanje naplatom? Predstavljamo Rentlio Pay za hotelijere
Uspješno hotelsko poslovanje se ne mjeri samo brojem noćenja, već i preciznošću operacija. Ipak, u mnogim objektima naplata je i dalje najslabija karika. Dok vaši gosti očekuju besprijekornu uslugu, vaše osoblje na recepciji često gubi vrijeme na zadatke koji su podložni ljudskoj pogrešci - od prepisivanja 16 znamenki s kartica na papiriće do ručnog utipkavanja iznosa u POS terminale pod pritiskom gužve.
Svaki takav trenutak nosi rizik od financijskog gubitka koji se često primijeti tek kada je prekasno za ispravak.
U nastavku ovog bloga istražit ćemo kako Rentlio Pay transformira ove kritične točke vašeg poslovanja. Proći ćemo kroz konkretne situacije u kojima se vaši timovi svakodnevno nalaze i objasniti kako integracija financijskih procesa izravno u PMS sustav rješava operativne probleme prodaje, recepcije i računovodstva. Saznajte kako automatizacija politike naplata i otkazivanja osigurava vaše prihode, kako eliminirati pogreške pri naplati na terminalima te kako moderni načini plaćanja poput digitalnih novčanika izravno utječu na rast vaših direktnih rezervacija.
Automatska naplata: Kako osigurati prihod bez ručnog praćenja dospijeća
U dinamičnom okruženju prodaje, ručno praćenje pravila otkazivanja za svaku pojedinu rezervaciju predstavlja ogroman operativni rizik.
Hotelijeri se svakodnevno suočavaju sa situacijama u kojima osoblje, uslijed gužve ili smjenskog rada, propusti naplatiti rezervaciju koja je ušla u "non-refundable" zonu. Rezultat je izravan gubitak prihoda koji je gotovo nemoguće nadoknaditi nakon što gost otkaže ili se jednostavno ne pojavi.
Rentlio Pay rješava ovaj problem tako što vaša pravila otkazivanja pretvara u automatizirane procese unutar PMS-a:
- Samostalno izvršavanje transakcija: Sustav prati parametre svake rezervacije i automatski tereti karticu točno u trenutku dospijeća (npr. 48 sati prije dolaska). Nema potrebe da recepcija ručno pokreću transakcije ili provjeravaju kalendar dospijeća.
- Trenutačna fiskalizacija i dokumentacija: Čim sustav potvrdi uspješnu naplatu, automatski se kreira i fiskalizira račun za predujam. Time se eliminira ručni rad računovodstva i osigurava da je svaki dokument odmah povezan s odgovarajućom rezervacijom.
- Statusi naplate u realnom vremenu: Ako transakcija ne uspije zbog nevažeće kartice ili nedostatka sredstava, sustav vas odmah obavještava. To vam omogućuje da pravovremeno kontaktirate gosta ili oslobodite smještajnu jedinicu za novu prodaju.
Kada automatizirate ovaj dio poslovanja, prestajete ovisiti o ljudskom faktoru pri osiguravanju naplate. Vaš novac je na računu točno prema postavljenim pravilima, a administracija je svedena na nulu.
Nastavljamo s drugom cjelinom koja pogađa jedan od najčešćih operativnih problema na recepciji - ručno rukovanje POS terminalom.
Send to POS: Kraj ere "tipfelera" i stresa pri primopredaji smjene
Ručno utipkavanje iznosa u POS terminal dok gost stoji ispred recepcije jedna je od najkritičnijih točaka u radu hotelske recepcije. Dovoljan je trenutak nepažnje ili pritisak gužve da recepcioneri zamijene znamenke.
Primjerice, umjesto 1.250 EUR utipka se 1.150 EUR. Gubi se vrijeme, a i prema gostu ispada neprofesionalno. Takva pogreška se najčešće otkriva tek na kraju dana, kada je gost već otišao, a hotel ostaje s izravnim financijskim gubitkom i kaosom u papirima. Još gore ako gost shvati da ste u situaciji da ste utipkali veći iznos od onog koji je trebao platiti.
Funkcionalnost Send to POS eliminira ovaj rizik izravnim povezivanjem Rentlio PMS-a s vašim POS terminalom:
- Prijenos točnog iznosa jednim klikom: Umjesto ručnog unosa, osoblje recepcije izravno iz sustava šalje točan iznos vrijednosti rezervacije na POS terminal. Terminal se automatski aktivira s već upisanim iznosom, spreman za prislanjanje kartice.
- Usklađenost prometa u realnom vremenu: Budući da iznos na terminalu uvijek odgovara iznosu u sustavu, više ne postoji mogućnost neslaganja prometa na kraju smjene. Primopredaja postaje brza i bez stresa jer se brojke uvijek podudaraju.
- Ubrzanje check-out procesa: Eliminacijom ručnog unosa skraćuje se vrijeme koje gost provodi na recepciji, što izravno utječe na kvalitetu usluge i zadovoljstvo gosta pri odlasku.
Uz Send to POS, naplata na recepciji prestaje biti izvor straha od pogreške i postaje najprecizniji dio vašeg operativnog dana.
Pay by Link: Profesionalizacija direktne prodaje uz maksimalnu sigurnost
Direktne rezervacije putem telefona ili e-maila često nose sigurnosni rizik koji hotelijeri zanemaruju. Traženje podataka s kartice preko telefona ili slanje brojeva kartica u e-mailovima nije samo neprofesionalno, već i opasno. Podsjetimo se, jedan hrvatski hotel kažnjen s 15.000 eura jer je gostima tražio CVC broj s kartice. Ne želite tu situaciju.
Gosti su danas izuzetno oprezni s dijeljenjem osjetljivih podataka, a nesiguran proces naplate može biti razlog zbog kojeg će na kraju odustati od rezervacije kod vas i rezervirati putem OTA kanala.
Pay by Link unutar Rentlio Pay sustava rješava ovaj izazov pretvarajući svaku ponudu u sigurnu transakciju:
- Sigurnost na prvom mjestu: Umjesto da vaša prodaja ili recepcija rukuje brojevima kartica, gostu šaljete personaliziranu i sigurnu poveznicu za plaćanje. Gost unosi podatke u zaštićenom sučelju, što hotelu osigurava potpunu usklađenost sa standardima sigurnosti i digitalnog plaćanja.
- Integracija s Rentlio Booking Engineom: Pay by Link funkcionira kao produžena ruka vašeg Booking Enginea. Svaka uplata izvršena putem linka automatski se bilježi u sustavu, sinkronizira s dostupnošću i generira potvrdu rezervacije.
- Brža potvrda direktnih prodaja: Umjesto čekanja na bankovne izvatke i ručnog provjeravanja je li uplata sjela na račun, sustav vas obavještava o uspješnoj transakciji u realnom vremenu. To vam omogućuje da odmah zaključite prodaju i automatski zatvorite termin u kalendaru.
Ovaj pristup ne samo da štiti podatke vaših gostiju, već značajno podiže imidž vašeg objekta. Gosti cijene profesionalnost i jednostavnost, a povjerenje koje gradite kroz siguran proces naplate izravno se odražava na broj direktnih rezervacija.
VCC naplata: Naplata rezervacija s Booking.com i Expedie bez napuštanja sustava
Naplata virtualnih kartica (VCC) s prodajnih kanala poput Booking.com-a ili Expedije često je najsporiji dio administracije. Svaka rezervacija zahtijeva prijavu u poseban ekstranet i ručno procesuiranje, što oduzima dragocjeno vrijeme vašem timu.
Rentlio Pay eliminira potrebu za vanjskim platformama:
- Naplata jednim klikom: Virtualnu karticu procesirate izravno unutar Rentlio sučelja, bez logiranja u ekstranete.
- Brža administracija: Umjesto minute po rezervaciji, obrada traje u samo nekoliko sekundi, što je ključno kod velikog broja dolazaka ili odlazaka.
- Centralizirani pregled: Svi podaci o naplati OTA rezervacija nalaze se na jednom mjestu, povezani s matičnom rezervacijom u PMS-u.
Time se administrativni teret svede na minimum, a vaš tim dobiva alat koji mu omogućuje da se bavi gostom, a ne tehničkim detaljima OTA kanala.
Apple & Google Pay: Jedan “tap” do potvrđene rezervacije
Navike modernih gostiju su se promijenile. Planiranje i rezerviranje putovanja sve se češće odvija u pokretu, putem pametnih telefona. Ako vaš proces naplate na mobilnom uređaju zahtijeva naporno prepisivanje 16 znamenki s kartice, gost će vrlo vjerojatno odustati od rezervacije u zadnjem koraku.
Integracijom digitalnih novčanika unutar Rentlio Booking Engine-a, eliminirate svaku prepreku u procesu prodaje:
- Maksimalna brzina transakcije: Gosti plaćaju jednim dodirom, koristeći biometriju (FaceID ili otisak prsta) na svom uređaju. Nema potrebe za vađenjem novčanika ili traženjem fizičke kartice.
- Veća stopa konverzije: Smanjenjem broja koraka do potvrde, značajno smanjujete postotak napuštenih rezervacija na mobilnim uređajima.
- Iskustvo po mjeri modernog putnika: Pružanjem opcija poput Apple Paya i Google Paya šaljete jasnu poruku da pratite tehnološke standarde koje vaši gosti već svakodnevno koriste.
Ovaj način plaćanja nije samo trend, već ključan alat za hotele koji žele povećati udio direktnih rezervacija kroz jednostavnije i brže korisničko iskustvo.
Tap on Mobile: Budućnost naplate bez fiksnih uređaja (u dolasku)
Mobilnost postaje standard hotelske usluge, a Rentlio Pay ide korak dalje s novom tehnologijom koja je trenutno u fazi izrade. Tap on Mobile će omogućiti da bilo koji pametni telefon s Rentlio aplikacijom preuzme ulogu POS terminala.
- Potpuna sloboda pokreta: Naplatu ćete moći izvršiti bilo gdje u objektu: od terase i bazena do same sobe gosta, i to bez potrebe za nošenjem POS uređaja koji gube vezu.
- Beskontaktno plaćanje: Gost prislanja svoju karticu ili mobitel izravno na vaš pametni telefon, čime se proces naplate završava u sekundi.
- Manji troškovi hardvera: Ova značajka smanjuje potrebu za najmom i održavanjem dodatne POS opreme, pružajući vrhunsku uslugu uz minimalna ulaganja.
Uskoro će vaš mobilni uređaj postati jedini alat koji vam je potreban za brzu i sigurnu naplatu svake dodatne usluge u hotelu.
Operativni standard modernog poslovanja
Integracija automatskog sustava naplate izravno u vaš PMS sustava nije samo tehnološki napredak, već strateška odluka koja mijenja način na koji vaš hotel funkcionira. Rentlio Pay rješava problem koji je godinama usporavao recepcije i opterećivao računovodstvo. Nema više rascjepkanosti podataka i ovisnost o ručnom radu.
Kada povežete sve ovo u jedan sustav, dobivate:
- Financijsku sigurnost: Prihodi se naplaćuju automatski, točno prema vašim pravilima i bez rizika od zaboravljenih dospijeća.
- Apsolutnu preciznost: Eliminacijom ručnog unosa iznosa na terminale nestaje stres pri primopredaji smjena i potreba za ispravljanjem pogrešaka.
- Veću prodajnu moć: Moderni načini plaćanja i sigurne poveznice direktno podižu povjerenje gostiju i povećavaju broj rezervacija na vašoj web stranici.
- Računovodstvenu točnost: Automatska fiskalizacija i povezivanje svake uplate s pripadajućom rezervacijom eliminiraju sate ručnog usklađivanja izvoda i dokumentacije.
Pitanje za svakog vlasnika i menadžera objekta nije može li se naplata i dalje odrađiti ručno, već kolika je stvarna cijena tog vremena i rizika koji svakodnevno preuzimate. Rentlio Pay je dizajniran da tu cijenu svede na nulu, omogućujući vašem timu da se prestane baviti administracijom i vrati onome što je doista važno, a to su vrhunska usluga i iskustva vaših gostiju.
Često postavljana pitanja (FAQ)
Što je Rentlio Pay?
Rentlio Pay je integrirano rješenje za procesiranje plaćanja koje je izravno povezano s Rentlio PMS-om. Za razliku od drugih rješenja koja rade neovisno, Rentlio Pay automatizira naplatu prema pravilima rezervacije, sinkronizira iznose i automatski fiskalizira račune, eliminirajući ručni prijenos podataka - sve u jednom softveru.
Kako sustav zna kada treba naplatiti rezervaciju?
Sustav prati pravila otkazivanja koja ste postavili u Rentliju. Ako polica nalaže naplatu u trenutku rezervacije ili nakon isteka roka za besplatno otkazivanje, Rentlio Pay će samostalno inicirati transakciju točno u tom trenutku, bez potrebe za intervencijom osoblja.
Što se događa ako naplata kartice ne uspije?
U slučaju neuspjele transakcije (npr. nedovoljno sredstava ili nevažeća kartica), sustav vas odmah obavještava unutar sučelja. To vam omogućuje da odmah reagirate, kontaktirate gosta ili pravovremeno otkažete rezervaciju i oslobodite sobu za novu prodaju.
Je li Pay by Link siguran za goste i hotel?
Da, to je jedan od najsigurnijih načina naplate. Gost unosi podatke kartice u zaštićeno sučelje, što znači da vaše osoblje nikada ne dolazi u doticaj s osjetljivim podacima. Cijeli proces je u potpunosti usklađen s PCI DSS sigurnosnim standardima.
Mogu li preko Rentlio Pay sustava naplatiti i dodatne usluge hotela?
Apsolutno. Osim same rezervacije, putem funkcije Pay by Link ili izravno na terminalu (Send to POS), možete naplatiti bilo koju dodatnu uslugu poput bara, izleta ili kasnog check-outa, a sustav će tu uplatu automatski povezati s računom gosta.
Kako Rentlio Pay olakšava posao računovodstvu?
Računovodstvo više ne mora ručno uparivati bankovne izvode s rezervacijama. Svaka uplata je automatski evidentirana uz odgovarajući dokument i rezervaciju, a proces fiskalizacije se odvija trenutačno po primitku uplate.
Daniel Herman je entuzijast za growth marketing s 10 godina marketinškog iskustva koji voli razmišljati strateški i gledati širu sliku. Piše o svemu što ima veze s razvojem marketinških aktivnosti i KPI-eva, brendiranjem i dugoročnim pristupom uspjehu, uvijek s ciljem da podijeli korisne ideje i potakne na akciju.
