O objektu

Kaptol Rooms, v središču Zagreba, je del skupine, ki vključuje tudi apartmaje in restavracije. V novi fazi poslovanja, ki se je začela maja 2023, je cilj preiti na moder, sam vzdržen model z osrednjim poudarkom na self‑check‑in gostov in optimizaciji vsakodnevnih operacij. Trenutna ekipa šteje tri stalne zaposlene, z dodatno sezonsko podporo. Čeprav sezonska razlika v Zagrebu ni tako izrazita kot na morju, imajo največ gostov poleti (kot vmesno postajo do morja) in decembra med priljubljenim Adventom.

Izzivi

Pred uporabo sistema so upravljanje sob in apartmajev temeljili na Excelovih tabelah, ročnih vnosih in ročni prijavi gostov v sistem eVisitor — kar je bilo časovno zamudno tako za osebje kot za goste. Organizacija vsakodnevnih nalog, kot so čiščenje in vodenje rezervacij, je bila zapletena in je vključevala tveganje napak. Zaradi tega so iskali tehnološko rešitev, ki bi avtomatizirala vsakodnevna opravila in organizacijo poenostavila.

Rešitev

Izbrali so Rentlio One - kombinacijo PMS‑a in Channel Managerja - da bi nadomestili tabele, zapiske in ročno delo. Z uvedbo Rentlio One so dobili centraliziran sistem, s katerim upravljajo rezervacije, kanale prodaje, izdajo računov in prijavo gostov.

Rezultati

Z implementacijo platforme Rentlio One je Kaptol Rooms dosegel ključne prihranke časa in povečanje učinkovitosti prek:

Avtomatizacije prijave gostov: Zahvaljujoč samodejni prijavi v eVisitor postopek, ki je prej trajal 5–10 minut, zdaj v povprečju traja 30 sekund. To je sprostilo čas za druge pomembne naloge ter omogočilo resnično gostoljubje, kjer se lahko osebje na recepciji posveti gostu s priporočili in dodatnimi prodajnimi možnostmi.

Fleksibilno upravljanje rezervacijami: Prek aplikacije Rentlio One so vse informacije dostopne na enem mestu, vključno s Channel Managerjem oz. brezhibno integracijo z Airbnb in Booking, na katerih je Kaptol Rooms oglaševan. Mobilna aplikacija je dodaten velik plus, saj omogoča Miranu in sodelavcem fleksibilnost, kar pomeni, da lahko recepcija upravlja rezervacije in check-in postopke kadarkoli in kjerkoli.

Transparentni in pravočasni statistični podatki: Statistika Rentlio osebju Kaptol Rooms nudi enostaven, a podroben vpogled, ki omogoča spremljanje zasedenosti, prihodkov ter primerjavo s preteklimi obdobji. Modul za statistiko je ključen za prodajo in pravočasno prilagajanje cenovne strategije, kar vodi do povečanja dobička.

Odlična uporabniška podpora: Vedno dostopna uporabniška podpora Rentlio dodatno zagotavlja nemoteno poslovanje. »Uporabniška podpora je super. Odgovori pridejo v nekaj minutah, kar nam je zelo pomembno pri vsakdanjem delu,« je poudaril Miran.

Prihranek časa pri uvajanju novih zaposlenih: Platforma Rentlio One je enostavna in prijazna za uporabnika. Intuitiven vmesnik skrajša proces uvajanja na zgolj nekaj ur, kar je v času pomanjkanja kakovostne delovne sile velikanska prednost.

Enostavno pošiljanje ponudb in računov: Personalizacija računov je odlična funkcionalnost, ki ta proces dvigne na višjo raven, medtem ko je pošiljanje ponudb preprosto in pregledno, hkrati pa se enostavno vodi evidenca.

Kaptol Rooms beleži povečano učinkovitost in zadovoljstvo gostov zahvaljujoč platformi Rentlio One. V prihodnosti načrtujejo nadaljnjo optimizacijo poslovanja z uvedbo možnosti self check-in, kar bo sprostilo še več časa za osredotočanje na kakovost storitev in zadovoljstvo gostov.

Miran poudarja:

„Rentlio nam je olajšal življenje in odprl vrata v sodobnejši način poslovanja.“

S podporo platforme Rentlio One Kaptol Rooms nadaljuje razvoj svojega modela samovzdržne in gostom prilagojene nastanitve v središču Zagreba.

Če tudi sami upravljate z nekaj apartmaji in želite poenostaviti ter olajšati svoje vsakodnevne naloge, se obrnite na naše kolege iz prodajnega oddelka, ki vam bodo z veseljem predstavili prednosti platforme Rentlio One.