Rentlio in Chekin: avtomatizirajte spletno prijavo gostov v eVisitor in plačila za vašo nastanitev v Hrvaški
Vse več Slovencev je v zadnjem desetletju kupilo nepremičnino na hrvaški obali ali otokih in jo začelo dajati v turistični najem. Pravila, ki veljajo za to dejavnost, niso enaka tistim, ki jih poznate iz Slovenije. eTurizem je slovenski sistem, eVisitor pa je hrvaški državni sistem za prijavo gostov, in vsak gost, ki prenoči v vaši hrvaški nastanitvi, mora biti vanj prijavljen v 24 urah od prihoda. Kazni za neprijavo ali nepravilno prijavo so v Hrvaški lahko visoke, inšpekcije turistične dejavnosti pa so zlasti med sezono pogoste.
Po podatkih platforme Chekin, s pomočjo katere se upravlja več kot 200.000 nastanitvenih enot v 45+ državah, povprečen postopek prijave gosta zajema več kot deset korakov, ki jih nastanitev mora opraviti za vsakega gosta. Pošiljanje obrazcev za prijavo, zbiranje dokumentov, ročni vnos podatkov v eVisitor, izračun in pobiranje hrvaške turistične takse, izdaja navodil za samostojni vstop, podpisovanje pogodbe. Če to opravljate iz Slovenije, brez stalne prisotnosti v nastanitvi, postane vsaka rezervacija logistični izziv, ki zahteva čas in pozornost vse leto.
Z integracijo Chekin v Rentliu naši uporabniki dobijo dostop do vodilne platforme za avtomatizacijo prijave gostov, prilagojeno hrvaškim zakonskim zahtevam. Cilj je preprost: odstraniti administracijo, ki se ponavlja pri vsaki rezervaciji, in zagotoviti, da je vaša nastanitev v Hrvaški vedno usklajena z lokalno zakonodajo, ne glede na to, ali ste tisti dan v Sloveniji ali v nastanitvi.
Kaj je Chekin in zakaj je pomemben za vašo nastanitev v Hrvaški?
Chekin je platforma za avtomatizacijo prijave gostov za turistične nastanitve. Z njeno pomočjo se opravi več kot 25 milijonov prijav letno za hotele, apartmajske hotele, vile, kampe in zasebne nastanitvene enote po vsem svetu, pri čemer je Hrvaška ena od držav, za katero Chekin samodejno pošilja podatke o gostih v lokalni sistem, torej eVisitor. Medtem ko Rentlio kot PMS pokriva rezervacije, kanale in operativno upravljanje, Chekin pokriva vse, kar se dogaja v trenutku stika z gostom: spletno prijavo, identifikacijo, plačila, pogodbo in predajo ključev.
Brez integracije Chekin vsaka nova rezervacija sproži vrsto ročnih opravil. Nekdo mora gostu poslati povezavo za prijavo, ga opozoriti na obvezne dokumente, ročno vnesti podatke v eVisitor, izračunati turistično takso glede na število gostov in starost po hrvaški lestvici, izdati digitalni ključ ali dogovoriti čas predaje. Če to opravljate na daljavo iz Slovenije, vsako od teh opravil pomeni dodatno koordinacijo, telefonske klice ali sporočila gostom in tveganje, da kakšen korak ne bo opravljen pravočasno.
Izkušnja gosta se začne dneve pred prihodom. Profesionalna spletna prijava z lastno blagovno znamko, jasnimi navodili in možnostjo predplačila spremeni prvi vtis, ki ga gost dobi o vaši nastanitvi. Chekin je sistem, ki to omogoča na ravni celotnega objekta ali portfelja, brez vašega ročnega posredovanja.
Chekin ni zamenjava za upravitelja. To je infrastruktura, ki omogoča, da nastanitev v Hrvaški upravljate iz Slovenije, ne da bi izgubili nadzor nad postopkom prijave in skladnostjo z zakonodajo.
Kako deluje integracija Rentlia in Chekina?
Sinhronizacija pomeni, da vsaka nova rezervacija v Rentliu samodejno preide v Chekin in sproži ustrezen tok komunikacije z gostom. Gost prejme personalizirano sporočilo s povezavo za spletno prijavo v okolju, ki ima podobo vaše nastanitve. Med postopkom prijave gost vnese podatke, naloži identifikacijski dokument, podpiše pogodbo in plača turistično takso ali dodatne storitve. Po zaključenem postopku so vsi podatki o gostu zapisani v Chekin in Rentlio bazah, obvezna prijava v eVisitor pa se pošlje samodejno v skladu s 24-urnim zakonskim rokom.
Sistem deluje za vse vrste nastanitvenih objektov. Hotel s petdesetimi sobami uporablja Chekin za spletno prijavo, ki razbremeni recepcijo v konicah prihodov. Podjetje za upravljanje nastanitev izvaja enak postopek za vse nastanitvene enote v portfelju in spremlja status vsake prijave z enega mesta. Zasebni lastnik, ki upravlja eno ali nekaj enot na daljavo iz Slovenije, avtomatizira tisto, kar je sicer trajalo ure, od pošiljanja navodil do prijave gosta v eVisitor.
Pravila in nastavitve se konfigurirajo enkrat v računu Chekin. To vključuje videz blagovne znamke pri prijavi, polja, ki jih gost izpolni, klavzule pogodbe, formulo za izračun hrvaške turistične takse in dodatne ponudbe. Po tej začetni konfiguraciji povezava z Rentliom deluje samodejno za vsako novo rezervacijo.
Operativno breme stika z gostom preneha rasti s številom rezervacij. Objekt, ki prejme 20 prijav dnevno, ne porabi bistveno več časa kot tisti, ki jih prejme pet.
Kaj integracija prinaša različnim tipom nastanitev v Hrvaški?
Hoteli največ pridobijo pri razbremenitvi recepcije in pospešitvi postopka v konicah prihodov. Gost, ki je prijavo zaključil spletno, ne stoji v vrsti na recepciji ob 16. uri. Identifikacijski dokument je že preverjen z biometrično primerjavo, pogodba je podpisana, turistična taksa plačana. Recepcija pozdravi gosta s ključem ali kodo, brez papirologije. Za hotele, ki delajo z velikim številom skupinskih rezervacij ali imajo omejeno število recepcionarjev, je to razlika med urejenimi prihodi in kaosom.
Podjetja za upravljanje nastanitev delajo s portfeljem, razporejenim po več lokacijah vzdolž hrvaške obale. Brez integracije Chekin koordinacija prijav pomeni ročno preverjanje za vsako enoto, pošiljanje navodil, potrditev, da je gost prispel, izdajo kode za pametno ključavnico. Z integracijo vse to opravlja sistem. Ekipa se vključi le, ko se pojavi izjema, ko gost ne zaključi prijave v pričakovanem roku ali ko prispe vprašanje. Standardiziran postopek pomeni, da kakovost storitve ni odvisna od tega, kdo je v izmeni.
Zasebni lastniki, ki upravljajo eno do nekaj nastanitev v Hrvaški iz Slovenije, izgubijo nesorazmerno veliko časa za administrativna opravila. Pošiljanje obrazca za eVisitor vsakemu gostu, ročna prijava v hrvaški sistem, pobiranje turistične takse v gotovini ob prihodu, organizacija predaje ključa preko soseda ali plačanega posrednika. S Chekinom se vsi ti koraki zgodijo samodejno v trenutku potrditve rezervacije. Lastnik dobi čist pregled prijavljenih gostov, dostop do digitalne knjige gostov in potrditev, da je vse poslano v eVisitor znotraj zakonskega roka, ne da bi mu bilo treba premikati prst.
Iste funkcionalnosti, različna vrednost po segmentu. Hotelom razbremenijo recepcijo, podjetjem za upravljanje nastanitev standardizirajo postopek, zasebnim lastnikom omogočijo upravljanje hrvaške nastanitve iz Slovenije brez vsakodnevne prisotnosti.
Skladnost s hrvaško zakonodajo, identifikacija in samodejna prijava v eVisitor
Prijava gosta v eVisitor ni del posla, ki bi ga lahko opravili, ko boste imeli čas. Rok je 24 ur od prihoda gosta, kazni za neprijavo ali napačno prijavo pa so v Hrvaški lahko visoke. Inšpekcijski nadzor turistične dejavnosti je redna praksa, zlasti v glavnih obalnih regijah. Večina lastnikov se s tem srečuje dvakrat letno: med sezono, ko ni časa, in ob inšpekciji, ko se zahteva celotna dokumentacija za nazaj.
Skozi integracijo Chekin se po tem, ko gost zaključi spletno prijavo, podatki samodejno pošljejo v eVisitor znotraj zakonskega roka. Dokumenti se shranjujejo v digitalni knjigi gostov, ki ustreza vsem zakonskim zahtevam in se hrani 2 leti, kot zahteva hrvaška zakonodaja. Za hotele, ki vodijo evidenco po sobi in morajo poročati o prihodih in odhodih, so podatki vedno na voljo in sinhronizirani.
Identifikacijski dokumenti gostov se preverjajo z biometrično primerjavo obraza in fotografije z dokumenta. To pomeni, da gost, ki se prijavlja pod tujim imenom ali nalaga ponarejen dokument, ne preide skozi postopek. Za nastanitve z oddaljenim dostopom je ta korak še posebej pomemben, saj nikogar ni na lokaciji, ki bi fizično preveril gosta ob prihodu.
Poleg tega Chekin samodejno izračuna hrvaško turistično takso glede na vrsto nastanitve, število in starost gostov ter lokacijo, gost pa jo plača med spletno prijavo. Sredstva se evidentirajo v Chekin računu in sinhronizirajo z Rentlio podatki o rezervaciji. Konec pobiranja gotovine ob prihodu, konec ročnih izračunov po lestvici, ki se vsako leto malo spreminja.
Skladnost ni dodatna ugodnost integracije. Za slovenskega lastnika, ki upravlja nastanitev v Hrvaški, je samodejna prijava v eVisitor razlog, da integracija obstaja.
Plačila, dodatne ponudbe in digitalni ključi
Chekin zajema celotni cikel stika z gostom, od trenutka rezervacije do odhoda iz nastanitve. Med spletno prijavo lahko gost plača hrvaško turistično takso, varščino za škodo, dodatne storitve kot so zgodnji prihod, pozni odhod, prevozi, izposoja opreme, doživetja na lokaciji. Vsa plačila se centralizirano vodijo prek Chekina, nastanitev pa ustvari dodatni prihodek brez ročne komunikacije z gostom.
Za hotele in nastanitve s pametnimi ključavnicami Chekin po zaključku prijave pošlje gostu digitalni ključ ali kodo za odpiranje vrat. Dostop je časovno omejen na trajanje bivanja. Recepcija ne čaka gosta, gost ne čaka recepcije. Za slovenskega lastnika, ki upravlja na daljavo, to pomeni konec dogovorov s sosedi ali plačanimi posredniki za predajo ključa.
Digitalni vodnik po nastanitvi in lokaciji se gostu pošlje skupaj s potrditvijo prijave. V njem so vse informacije, ki jih gost običajno išče prek sporočil: kako uporabljati naprave, kje je najbližja trgovina, kontakti za nujne primere, priporočila za izhode. Manj poizvedb za lastnika, gost ima vse na enem mestu.
Vrednost integracije se ne meri samo v prihranjenem času. Meri se tudi v dodatnem prihodku na rezervacijo, ki nastane iz dodatnih ponudb, predstavljenih v trenutku, ko se gost najbolj ukvarja z bivanjem.
Kaj uporabniki Rentlia pridobijo z integracijo Chekin?
Z integracijo Chekin Rentlio pokriva vse, kar se dogaja med rezervacijo in odhodom gosta: spletno prijavo, identifikacijo gosta, prijavo v eVisitor, plačila, dodatne ponudbe in odjavo.
Za uporabnike Rentlio One, zasebne lastnike, ki upravljajo eno ali nekaj nastanitev v Hrvaški, to pomeni, da delo, ki običajno traja ure na teden, prijava gostov in ročna komunikacija, postane avtomatizirano. Za uporabnike Rentlio Plus, podjetja za upravljanje nastanitev, to pomeni standardiziran postopek prijave v celotnem portfelju in jasnejši pregled nad statusom vsake enote. Za uporabnike Rentlio Pro, hotele in apartmajske hotele, to pomeni manjšo obremenitev recepcije in boljši prvi vtis gosta, saj formalnosti izginejo iz postopka prihoda.
Rentlio v kombinaciji s Chekinom je popoln stek za nastanitev v Hrvaški, ki želi avtomatizirati ne le rezervacije, temveč celoten stik z gostom in zakonske obveznosti. To je razlika med sistemom, ki vodi evidenco, in sistemom, ki aktivno dela za vas, tudi ko niste prisotni v nastanitvi.
Kako aktivirati integracijo Chekin?
Aktivacija integracije poteka v dveh korakih.
Prvič, če še nimate računa Chekin, se obrnite neposredno na ekipo Chekin prek povezave, da vam odprejo račun in omogočijo dostop do API ključa. Obstoječi uporabniki Chekin ta korak preskočijo in pridobijo API ključ iz svojega računa.
Drugič, odprite aplikacijo Rentlio, pojdite v Nastavitve → Integracije, poiščite Chekin na seznamu razpoložljivih integracij in vnesite API ključ. Po shranjevanju nastavitev se povezava aktivira in vse prihodnje rezervacije se samodejno prenašajo v Chekin.
Začetno konfiguracijo blagovne znamke pri prijavi, polj, ki jih gost izpolni, klavzul pogodbe in dodatnih ponudb opravite v vmesniku Chekin. Rentlio skrbi za sinhronizacijo rezervacij, Chekin za videz in tok stika z gostom in prijavo v eVisitor. Vse nastavitve so enkratne, po tem pa sistem deluje za vsako novo rezervacijo brez dodatnega posega.
Če potrebujete pomoč pri postavitvi ali imate vprašanja o specifični konfiguraciji za vaš tip nastanitve v Hrvaški, se obrnite na našo podporo uporabnikom prek klepeta v aplikaciji Rentlio.
Pogosto zastavljena vprašanja (FAQ)
Ali je integracija Chekin na voljo vsem uporabnikom Rentlia?
Da. Integracija je na voljo vsem uporabnikom Rentlia, ne glede na vrsto nastanitve, hotelom, agencijam za upravljanje nastanitev in zasebnim lastnikom, ki upravljajo nastanitev v Hrvaški iz Slovenije.
Kako odpreti račun Chekin?
Obrnite se neposredno na ekipo Chekin prek povezave, da vam odprejo račun in dodelijo API ključ. Obstoječi uporabniki Chekin pridobijo API ključ iz svojega računa.
Kje se integracija aktivira v Rentliu?
V aplikaciji Rentlio pojdite v Nastavitve → Integracije, poiščite Chekin na seznamu razpoložljivih integracij in vnesite API ključ. Po shranjevanju nastavitev sinhronizacija poteka samodejno.
Ali Chekin pošlje podatke o gostih v eVisitor?
Da. Po tem, ko gost zaključi spletno prijavo, Chekin samodejno pošlje podatke v eVisitor v skladu s 24-urnim zakonskim rokom. Dokumenti se shranjujejo v digitalni knjigi gostov 2 leti, kot zahteva hrvaška zakonodaja.
Kako Chekin pomaga pri pobiranju hrvaške turistične takse?
Chekin samodejno izračuna turistično takso glede na vrsto nastanitve, število gostov, starost in lokacijo po hrvaški lestvici, gost pa jo plača med spletno prijavo. Sredstva se evidentirajo v Chekin računu in sinhronizirajo z Rentlio podatki.
Ali lahko gostje prejmejo digitalni ključ prek Chekina?
Da. Za nastanitve s pametnimi ključavnicami Chekin po zaključku prijave generira in pošlje gostu digitalni ključ ali kodo. Dostop je časovno omejen na trajanje bivanja, kar je zlasti pomembno za lastnike, ki upravljajo nastanitev na daljavo.
Kakšno preverjanje identitete gosta izvaja Chekin?
Chekin uporablja biometrično primerjavo obraza s fotografijo na identifikacijskem dokumentu. S tem se preveri, ali oseba, ki se prijavlja, ustreza dokumentu. To je še posebej pomembno za nastanitve z oddaljenim dostopom, kjer nikogar ni na lokaciji, da bi gosta fizično preveril ob prihodu.
Kako se konfigurira videz prijave za mojo nastanitev?
Videz blagovne znamke pri prijavi, polja, ki jih gost izpolni, klavzule pogodbe in dodatne ponudbe se konfigurirajo enkrat v računu Chekin. Rentlio skrbi za sinhronizacijo rezervacij s to konfiguracijo.
Daniel Herman je navdušenec nad growth marketingom z 10 leti marketinških izkušenj, ki rad razmišlja strateško in vidi širšo sliko. Piše o vsem, kar je povezano z razvojem marketinških aktivnosti in KPI-jev, blagovno znamko ter dolgoročnim pristopom k uspehu – vedno z namenom deliti uporabne ideje in spodbuditi k dejanjem.
