Rentlio i Chekin: automatizirajte online check-in, prijavu gostiju na eVisitor i naplate
Prema podacima platforme Chekin, uz pomoć koje se upravlja s više od 200.000 smještajnih jedinica u 45+ zemalja, prosječan check-in proces obuhvaća više od deset koraka koje smještajni objekt mora obaviti za svakog gosta. Slanje obrasca za prijavu, prikupljanje dokumenata, ručno unošenje podataka u eVisitor, naplata turističke pristojbe, izdavanje uputa za samostalni ulazak, potpisivanje ugovora.
Ako se sve te radnje izvode ručno, sezona postaje matematička jednadžba u kojoj broj rezervacija raste brže od kapaciteta tima.
Naši korisnici imaju direktan pristup vodećoj platformi za automatizaciju check-ina kroz Chekin integraciju u Rentliju. Cilj je jednostavan: ukloniti administraciju koja se ponavlja za svaku rezervaciju i osloboditi vrijeme za ono što čini stvarnu razliku u iskustvu gosta.
Što je Chekin i zašto je važan za vaš smještajni objekt?
Chekin je platforma za automatizaciju check-ina za turističke smještajne objekte. Uz pomoć Chekina obavlja se više od 25 milijuna check-ina godišnje za hotele, apart-hotele, vile, kampove i privatne smještajne jedinice širom svijeta. Dok Rentlio kao PMS pokriva rezervacije, kanale i operativno upravljanje, Chekin pokriva sve što se događa u trenutku kontakta s gostom: online prijavu, identifikaciju, naplatu, ugovor i predaju ključeva.
Bez Chekin integracije, svaka nova rezervacija pokreće niz ručnih radnji. Netko mora poslati gostu link za check-in, podsjetiti ga na obavezne dokumente, ručno unijeti podatke u eVisitor, izračunati turističku pristojbu prema broju gostiju i dobi, izdati digitalni ključ ili dogovoriti termin predaje. To opterećenje raste s brojem rezervacija i postaje uska grla u trenutku kad se sezona zaista pokrene.
Iskustvo gosta počinje danima prije dolaska. Profesionalni online check-in s vlastitim brendom, jasnim uputama i mogućnošću plaćanja unaprijed mijenja prvu sliku koju gost dobije o vašem smještaju. Chekin je sustav koji to omogućava na razini cijelog objekta ili portfelja, bez ručne intervencije.
Chekin nije zamjena za front desk. To je infrastruktura koja front desk oslobađa od administrativnih zadataka kako bi se vrijeme moglo posvetiti gostu uživo.
Kako funkcionira integracija Rentlija i Chekina?
Sinkronizacija znači da svaka nova rezervacija u Rentliju automatski prelazi u Chekin i pokreće odgovarajući tok komunikacije s gostom. Gost prima personaliziranu poruku s linkom za online check-in u brendiranom okruženju vašeg objekta. Tijekom check-ina gost upisuje podatke, učitava identifikacijski dokument, potpisuje ugovor i plaća turističku pristojbu ili dodatne usluge. Nakon završetka procesa, svi podaci o gostu zapisani su u Chekin i Rentlio bazama, a obavezna prijava na eVisitor odlazi automatski u skladu sa zakonskim rokom.
Sustav radi za sve tipove smještajnih objekata. Hotel s pedeset soba koristi Chekin za online check-in koji rasterećuje recepciju u dolaznim špicama. Property management kompanija upravlja s identičnim procesom za sve smještajne jedinice u portfelju i prati status svake prijave iz jednog mjesta. Privatni iznajmljivač automatizira ono što je inače oduzimalo sate, od slanja uputa do prijave gosta.
Pravila i postavke konfiguriraju se jednom u Chekin računu. To uključuje izgled brendiranog check-ina, polja koja gost popunjava, klauzule ugovora, formulu izračuna turističke pristojbe, ponude za upsell. Nakon te inicijalne konfiguracije, veza s Rentlijem radi automatski za svaku novu rezervaciju.
Operativno opterećenje kontakta s gostom prestaje rasti s brojem rezervacija. Objekt koji prima 20 prijava dnevno ne troši značajno više vremena od onog koji prima pet.
Što integracija donosi različitim tipovima smještajnih objekata?
Hoteli najviše dobivaju u rasterećenju recepcije i ubrzavanju procesa u dolaznim špicama. Gost koji je proces prijave završio online ne stoji u redu na recepciji u 16 sati. Identifikacijski dokument je već provjeren biometrijskom usporedbom, ugovor je potpisan, turistička pristojba naplaćena. Recepcija dočekuje gosta s ključem ili kodom, bez papirologije. Za hotele koji rade s velikim brojem grupnih rezervacija ili imaju ograničen broj recepcionara, ovo je razlika između urednih dolazaka i kaosa.
Property management kompanije rade s portfeljom raspodijeljenim po više lokacija. Bez Chekin integracije, koordinacija check-ina znači ručnu provjeru za svaku jedinicu, slanje uputa, potvrdu da je gost stigao, izdavanje koda za pametnu bravu. Uz integraciju, sve to radi sustav. Tim se uključuje samo kada se pojavi izuzetak, kada gost ne završi check-in u predviđenom roku ili kada postoji upit. Standardizirani proces znači da kvaliteta usluge ne ovisi o tome tko je u smjeni.
Privatni iznajmljivači koji vode jednu do nekoliko jedinica gube nesrazmjerno puno vremena na administrativne radnje. Slanje obrasca za eVisitor svakom gostu, ručna prijava, naplata turističke pristojbe u gotovini, organizacija predaje ključa. Uz Chekin, svi ti koraci se događaju automatski u trenutku potvrde rezervacije. Iznajmljivač dobiva čisti pregled prijavljenih gostiju, pristup digitalnoj knjizi gostiju i potvrdu da je sve poslano u eVisitor unutar zakonskog roka.
Iste funkcionalnosti, različita vrijednost po segmentu. Hotelu rasterećuju recepciju, PMC-u standardiziraju proces, privatnom iznajmljivaču vraćaju sate svakog tjedna.
Compliance, identifikacija i automatska prijava gostiju
Prijava gosta u eVisitor nije dio posla koji birate kad ćete odraditi. Rok je 24 sata od dolaska, a kazne za neprijavu ili pogrešnu prijavu mogu biti značajne. Većina iznajmljivača s tim se bori dva puta godišnje: u sezoni kad nema vremena, i kad inspekcija naiđe pa se traži dokumentacija.
Kroz Chekin integraciju, nakon što gost završi online check-in, podaci se automatski šalju u eVisitor unutar zakonskog roka. Dokumenti se pohranjuju u digitalnoj knjizi gostiju koja zadovoljava sve regulatorne zahtjeve. Za hotele koji vode evidenciju po sobi i moraju izvještavati o dolascima i odlascima, podaci su uvijek dostupni i sinkronizirani.
Identifikacijski dokumenti gostiju provjeravaju se biometrijskom usporedbom lica i fotografije s dokumenta. To znači da gost koji se prijavljuje pod tuđim imenom ili učitava lažni dokument ne prolazi kroz proces. Za smještaje s daljinskim pristupom, ovaj korak je posebno važan jer recepcija fizički ne vidi gosta na dolasku.
Uz to, Chekin automatski izračunava turističku pristojbu prema vrsti smještaja, broju i dobi gostiju te lokaciji, a gost je plaća tijekom online check-ina. Sredstva se evidentiraju u Chekin računu i sinkroniziraju s Rentlio podacima o rezervaciji.
Compliance nije izborna prednost integracije. Za hrvatsko tržište, Chekin automatska prijava na eVisitor je razlog zbog kojeg integracija postoji.
Naplate, upsell i digitalni ključevi
Chekin obuhvaća cijeli ciklus kontakta s gostom, od trenutka rezervacije do napuštanja smještaja. Tijekom online check-ina gost može platiti turističku pristojbu, depozit za štetu, dodatne usluge poput ranog check-ina, kasne odjave, transfera, najma opreme, doživljaja na lokaciji. Sve naplate se centralizirano vode kroz Chekin, a smještaj generira dodatni prihod bez ručne komunikacije s gostom.
Za hotele i smještaje s pametnim bravama, Chekin nakon završetka check-ina šalje gostu digitalni ključ ili kod za otvaranje vrata. Pristup je vremenski ograničen na trajanje boravka. Recepcija ne mora čekati gosta, gost ne mora čekati recepciju.
Digitalni vodič po smještaju i lokaciji šalje se gostu zajedno s potvrdom check-ina. Tu su sve informacije koje gost obično traži putem poruka: kako koristiti uređaje, gdje je najbliža trgovina, kontakti za hitne slučajeve, preporuke za izlazak. Manje upita za vlasnika ili recepciju, gost ima sve na jednom mjestu.
Vrijednost integracije se ne mjeri samo uštedom vremena. Mjeri se i u dodatnom prihodu po rezervaciji, koji nastaje iz upsell ponuda dostupnih u trenutku kad gost najviše razmišlja o boravku.
Što Rentlio korisnici dobivaju Chekin integracijom?
Uz Chekin integraciju, u Rentliju se pokriva sve što se događa između rezervacije i napuštanja smještaja: online check-in, identifikacija gosta, prijava na eVisitor, naplata, upsell i odjava.
Za Rentlio One korisnike, privatne iznajmljivače, to znači da posao koji obično traje sate tjedno, prijava gostiju i ručna komunikacija, postaje automatiziran. Za Rentlio Plus korisnike, property management kompanije, to znači standardiziran check-in proces u cijelom portfelju i jasniji uvid u status svake jedinice. Za Rentlio Pro korisnike, hotele i apart-hotele, to znači manje opterećenje recepcije i bolji početni dojam gosta jer formalnosti nestaju iz dolaznog procesa.
Rentlio u kombinaciji s Chekinom je kompletan stack za smještaj koji želi automatizirati ne samo rezervacije, nego i kontakt s gostom. To je razlika između sustava koji vodi evidenciju i sustava koji aktivno radi za vas.
Kako aktivirati Chekin integraciju?
Aktivacija integracije provodi se u dva koraka.
Prvo, ako još nemate Chekin račun, javite se izravno Chekin timu putem linka kako bi vam otvorili račun i dali pristup API ključu. Postojeći Chekin korisnici preskaču ovaj korak i samo dohvaćaju API ključ iz svojeg računa.
Nakon spremanja postavke, veza se aktivira i sve buduće rezervacije prelaze u Chekin automatski.
Inicijalnu konfiguraciju brendiranog check-ina, polja koja gost popunjava, klauzule ugovora i upsell ponuda radite u Chekin sučelju. Rentlio se brine za sinkronizaciju rezervacija, Chekin za izgled i tok kontakta s gostom. Sve postavke su jednokratne, a nakon toga sustav radi za svaku novu rezervaciju bez dodatne intervencije.
Ako vam je potrebna pomoć tijekom postavljanja ili imate pitanja o specifičnoj konfiguraciji za vaš tip smještaja, javite se našoj korisničkoj podršci putem chata unutar Rentlio aplikacije.
Često postavljana pitanja (FAQ)
Je li Chekin integracija dostupna svim Rentlio korisnicima?
Da. Integracija je dostupna svim Rentlio korisnicima, neovisno o tipu smještaja, hotelima, property management agencijama i privatnim iznajmljivačima.
Kako otvoriti Chekin račun?
Javite se izravno Chekin timu putem linka kako bi vam otvorili račun i dodijelili API ključ. Postojeći Chekin korisnici dohvaćaju API ključ iz svojeg računa.
Gdje se aktivira integracija u Rentliju?
U Rentlio aplikaciji idite na Postavke → Integracije, pronađite Chekin u listi dostupnih integracija i unesite API ključ. Nakon spremanja postavke, sinkronizacija radi automatski.
Šalje li Chekin podatke gostiju u eVisitor?
Da. Nakon što gost završi online check-in, Chekin automatski šalje podatke u eVisitor u skladu sa zakonskim rokom od 24 sata. Dokumenti se pohranjuju u digitalnoj knjizi gostiju 2 godine, što zadovoljava regulatorne zahtjeve.
Kako Chekin pomaže s naplatom turističke pristojbe?
Chekin automatski izračunava turističku pristojbu prema vrsti smještaja, broju gostiju, dobi i lokaciji, a gost je plaća tijekom online check-ina. Sredstva se evidentiraju u Chekin računu i sinkroniziraju s Rentlio podacima.
Mogu li gosti dobiti digitalni ključ kroz Chekin?
Da. Za smještaje s pametnim bravama, Chekin generira i šalje gostu digitalni ključ ili kod nakon završetka check-ina. Pristup je vremenski ograničen na trajanje boravka.
Kakvu identifikaciju gosta Chekin provodi?
Chekin koristi biometrijsku usporedbu lica i fotografije s identifikacijskog dokumenta. To znači da se provjerava odgovara li osoba koja se prijavljuje onoj na dokumentu, što je posebno važno za smještaje s daljinskim pristupom.
Kako se konfigurira izgled check-ina za moj smještaj?
Brendirani izgled check-ina, polja koja gost popunjava, klauzule ugovora i upsell ponude konfiguriraju se jednom u Chekin računu. Rentlio brine za sinkronizaciju rezervacija s tom konfiguracijom.
Daniel Herman je entuzijast za growth marketing s 10 godina marketinškog iskustva koji voli razmišljati strateški i gledati širu sliku. Piše o svemu što ima veze s razvojem marketinških aktivnosti i KPI-eva, brendiranjem i dugoročnim pristupom uspjehu, uvijek s ciljem da podijeli korisne ideje i potakne na akciju.
